Marketing in-house czy outsourcing: jaki zespół wybrać?

Zacznij od pracy, którą trzeba wykonać

Wypisz obecne i planowane działania marketingowe. Przy każdym zanotuj, jak często się pojawia, ile zajmuje czasu, jakie ma terminy i jakich umiejętności wymaga. Oddziel pracę powtarzającą się co tydzień od zadań związanych z premierą albo zmianą strony internetowej. Zobaczysz wtedy, czy pracy wystarczy, by na stałe zająć jedną osobę, czy w różnych momentach potrzebujesz różnych specjalistów.

Oceń, w jakim stopniu każde zadanie zależy od rozmów i decyzji wewnątrz firmy. Osoba, która tworzy na przykład treści o produkcie, może codziennie potrzebować informacji od działu rozwoju produktu, sprzedaży lub obsługi klienta. Jeśli teksty i materiały są już gotowe i trzeba je tylko przygotować graficznie, to masz wyraźniej określone zadanie, które możesz zlecić na zewnątrz.

Jeśli nie wiesz jeszcze, jakich działań brakuje ani dlaczego praca ciągle stoi w miejscu, zacznij od poradnika o tym, kiedy zlecić marketing na zewnątrz.

Kiedy praca może ruszyć?

Gdy zatrudniasz, zaplanuj czas na zdefiniowanie stanowiska, rekrutację, ewentualny okres wypowiedzenia kandydata i wdrożenie nowej osoby. Zanim zaczniesz szukać, sprawdź, czy stanowisko obejmuje pracę z Twojej listy: content marketer nie wypełni luki w umiejętnościach potrzebnych do tworzenia stron internetowych.

Przy współpracy z zewnętrznym zespołem nie rekrutujesz każdego specjalisty osobno, ale dostępność nadal trzeba sprawdzić. Zapytaj, kiedy może ruszyć pierwsze zadanie, kto się nim zajmie i co musisz dostarczyć wcześniej. Dostępy do kont, dane, materiały i akceptacje mogą wpływać na terminy realizacji tak samo mocno jak dostępność osób, które wykonują pracę.

Jeśli termin przypada, zanim nowy pracownik mógłby zacząć, pilną pracę może przejąć zewnętrzny specjalista. Zaplanuj wtedy od początku późniejsze przekazanie zadań.

Kto decyduje, a kto pracuje w modelu hybrydowym?

Osoba odpowiedzialna za marketing w firmie może zbierać wymagania od działów produktu i sprzedaży oraz zlecać na zewnątrz zadania, do których brakuje umiejętności. Jeśli potrzebujesz dodatkowo kogoś, kto ustali strategię marketingową, możesz poszukać wsparcia strategicznego. Zapisz wprost, kto proponuje plan, a kto go zatwierdza. Za cele biznesowe, informacje o produkcie i akceptację budżetu nadal odpowiada Twoja firma.

Wyznacz jedną osobę, która zbiera uwagi z firmy i przekazuje wykonawcy uzgodnione wytyczne. Jeśli dwa działy domagają się sprzecznych zmian, ta osoba uzgadnia z nimi jedno stanowisko, zanim zgłosi poprawki. Wykonawca koordynuje własnych specjalistów. Twoja firma zarządza swoimi pracownikami: przydziela im zadania, sprawdza ich pracę i ich szkoli.

W Qreativa pracę specjalistów koordynuje project manager. Zgłoszenia, materiały i uwagi są zebrane razem w poszczególnych zadaniach w Qreativa Basecamp. Poradnik o Marketing as a Service wyjaśnia, jak jest zorganizowany zespół zewnętrzny, a poradnik o abonamencie marketingowym pokazuje, jak zgłaszać zadania i śledzić ich postęp.

Jak porównać koszty i liczbę zadań w toku

Porównuj te same działania w tym samym okresie i z tymi samymi terminami. Po stronie zespołu in-house uwzględnij wynagrodzenie, pozostałe koszty pracodawcy, rekrutację, narzędzia i czas poświęcony na zarządzanie, a także zewnętrznych specjalistów, których nadal będziesz potrzebować. Po stronie wykonawcy policz opłatę, prace nieobjęte umową oraz czas, który osoba kontaktowa z Twojej firmy poświęci na prowadzenie współpracy. Poradnik o kosztach zespołu marketingowego omawia te pozycje dokładniej.

Zapytaj każdego wykonawcę, ile pracy wykona w interesującym Cię okresie i ile zadań może prowadzić jednocześnie. Usługa może obejmować i treści, i tworzenie strony internetowej, a mimo to nie pozwalać na prowadzenie ich równolegle. Jeśli jedna oferta jest tańsza, dolicz konieczne dodatki i sprawdź, czy harmonogram realizacji mieści się w Twoich terminach.

Gdy zdecydujesz się na outsourcing, pozostaje pytanie, jak kupić usługę: jako projekt z określonym efektem czy w ramach stałej współpracy. Te opcje omawiamy w porównaniu abonamentu marketingowego i tradycyjnej agencji.

Co dzieje się w gorących okresach i podczas nieobecności?

Gdy pracy przybywa, ustal najpierw, czy brakuje Ci czasu, czy konkretnej umiejętności. W pierwszym przypadku potrzebujesz pomocy przy pracy, która już trwa. W drugim potrzebny jest specjalista, nawet jeśli inni członkowie zespołu mają wolne godziny. Porównaj typową ilość pracy z okresami, w których jest jej najwięcej. Jeśli dodatkowa praca jest tymczasowa, rozważ wsparcie na ten okres, zanim zwiększysz stałe zatrudnienie.

Wskaż działania, które zależą od jednej osoby. W firmie ustal, kto może ją zastąpić i jakich informacji będzie do tego potrzebować. Zewnętrznego wykonawcę zapytaj, kto przejąłby trwającą pracę, jak szybko by to zrobił i jakie informacje dostałby od osoby, która zwykle się nią zajmuje.

Każdy abonament Qreativa określa, ile zadań może być w toku jednocześnie. Jeśli kilka prac ma ruszyć razem, sprawdź z project managerem, czy Twój abonament pozwoli dotrzymać terminów, czy trzeba go zmienić.

Jak przejść z jednego modelu na drugi

Możesz zatrudnić kogoś do pracy, która stała się regularna, a rzadziej potrzebne umiejętności nadal pozyskiwać z zewnątrz. Możesz też zlecić na zewnątrz obszar, którego zespół wewnętrzny nie jest już w stanie obsłużyć. Zaplanuj przekazanie tak, by osoba przejmująca nie musiała odtwarzać pracy od zera:

1. Przy każdym zadaniu w toku zdecyduj, czy obecny wykonawca je dokończy, czy przekaże. Jeśli zadanie przejmie ktoś inny, ustal datę przekazania.
2. Zbierz uzgodnione pliki i materiały oraz zorganizuj dostępy do kont. Sprawdź, które licencje i pliki robocze można przenieść.
3. Spisz podjęte już decyzje i sprawy otwarte. Dołącz dane, na podstawie których dotąd oceniano wyniki, żeby osoba przejmująca mogła porównać je z późniejszymi rezultatami.
4. Zanim dotychczasowe wsparcie się skończy, poproś osobę przejmującą o potwierdzenie, że może korzystać z kont i materiałów.