Michele Eccher
In deze gids
Met een eigen marketingteam neem je mensen in dienst die je zelf aanstuurt. Bij uitbesteding laat je een externe partij een deel van het werk of alle marketing verzorgen. Je kunt beide ook combineren: iemand in je bedrijf blijft dagelijks betrokken bij producten en klanten, terwijl externe specialisten het werk aanvullen dat je team niet zelf kan doen.
Overweeg een interne functie als er doorlopend werk is waarvoor dagelijks overleg in je bedrijf nodig is. Uitbesteden kan helpen als je bepaalde specialismen alleen in sommige fasen nodig hebt, of als er per specialisme te weinig werk is om iemand aan te nemen. Heb je al een marketingverantwoordelijke, maar ontbreekt het aan tijd of specialistische kennis? Dan kan een extern team bijspringen. Bepaal bij elke optie wie het werk aanstuurt en goedkeurt.
Begin bij het werk dat gedaan moet worden
Zet de lopende en geplande marketingactiviteiten op een rij. Noteer hoe vaak ze terugkomen, hoeveel tijd ze vragen, wanneer ze af moeten zijn en welke kennis ervoor nodig is. Maak onderscheid tussen wekelijks werk en losse opdrachten rond bijvoorbeeld een lancering of een aanpassing aan je website. Zo zie je of er voldoende werk is voor een vaste functie, of dat je op verschillende momenten andere specialisten nodig hebt.
Ga per activiteit na hoeveel intern overleg nodig is. Iemand die dagelijks informatie ophaalt bij productontwikkeling, verkoop en klantenservice, werkt anders dan een specialist die met een duidelijke opdracht en bestaande materialen aan de slag kan.
Een interne functie
Bepaal wie de nieuwe medewerker werk toewijst en begeleidt bij de professionele ontwikkeling.
Iemand aannemen of een vaste externe partner
Vergelijk de tijd die het werk vraagt met de beschikbaarheid van een medewerker en de capaciteit die een partner kan toezeggen.
Een intern aanspreekpunt en een externe specialist
Het aanspreekpunt verzamelt bedrijfsinformatie en laat het werk controleren door de betrokken collega’s.
Een losse opdracht voor een specialist
Spreek af wat de specialist oplevert, welke materialen nodig zijn en wanneer het werk af moet zijn. Beperk de opdracht tot de periode waarin je hulp nodig hebt.
Weet je nog niet welk werk blijft liggen of waarom je team vastloopt? Begin dan bij de gids over wanneer je marketing kunt uitbesteden.
Wanneer kan het werk beginnen?
Bij een nieuwe medewerker kost het tijd om de functie te bepalen, kandidaten te zoeken, een eventuele opzegtermijn af te wachten en iemand in te werken. Controleer vooraf of het profiel aansluit op het werk: iemand aannemen voor content lost een tekort aan kennis van webontwikkeling niet op.
Met een extern team hoef je niet elke specialist zelf te werven, maar je moet wel weten wanneer die beschikbaar is. Vraag wanneer de eerste opdracht kan starten, wie die uitvoert en wat je vooraf moet aanleveren. De toegang tot accounts, de beschikbare gegevens en materialen en de benodigde goedkeuringen bepalen mede wanneer het werk klaar kan zijn.
Moet iets af zijn voordat een nieuwe medewerker kan beginnen? Overweeg dan een externe specialist voor het dringende werk en maak meteen afspraken over de latere overdracht.
Wie beslist en wie voert het werk uit?
Een interne marketingverantwoordelijke kan het contact met verkoop en productontwikkeling onderhouden en ontbrekende kennis van buiten halen. Ontbreekt ook de strategische aansturing, dan kun je daarvoor hulp inschakelen. Leg vast wie het plan voorstelt en wie het goedkeurt. Je bedrijf blijft verantwoordelijk voor commerciële doelen, productinformatie en het goedkeuren van budgetten.
Wijs één aanspreekpunt aan dat interne feedback verzamelt en een afgestemde reactie aan de partner geeft. Als twee afdelingen tegenstrijdige wijzigingen vragen, moet die persoon daar eerst een besluit over laten nemen. De partner coördineert de eigen specialisten. Je bedrijf stuurt de eigen medewerkers aan: werk verdelen en beoordelen en mensen helpen zich verder te ontwikkelen horen daar ook bij.
Bij Qreativa coördineert een projectmanager de specialisten. De communicatie verloopt binnen taken in de Basecamp-omgeving van Qreativa. De gids over Marketing as a Service gaat in op de organisatie van een extern team. In de gids over het marketingabonnement lees je hoe je werk aanvraagt en volgt.
Hoe vergelijk je kosten en capaciteit?
Vergelijk dezelfde activiteiten, over dezelfde periode en met dezelfde deadlines. Tel bij een eigen team naast salarissen ook werkgeverslasten, werving, software en aansturing mee. Vergeet het werk niet waarvoor je alsnog externe specialisten nodig hebt. Kijk bij een aanbieder naar het tarief, niet-inbegrepen werk en de tijd die je interne aanspreekpunt aan de samenwerking besteedt. De gids over de kosten van een marketingteam behandelt deze posten afzonderlijk.
Controleer vervolgens hoeveel werk in de prijs zit. Een lijst met diensten vertelt niet hoeveel opdrachten tegelijk kunnen lopen. Reken bij een goedkoper aanbod de benodigde extra’s mee en controleer of je daarmee de geplande deadlines kunt halen.
Als je gaat uitbesteden, moet je ook kiezen hoe je de samenwerking inricht: een afgebakend project of doorlopende ondersteuning. De vergelijking tussen een marketingabonnement en een traditioneel bureau gaat verder in op die afspraken.
Hoe vang je drukte en afwezigheid op?
Onderzoek bij extra werk eerst of er tijd ontbreekt of een specifieke vaardigheid. In het eerste geval kan meer capaciteit voor hetzelfde werk helpen. In het tweede heb je een specialist nodig, ook als andere teamleden uren over hebben. Vergelijk de normale werkdruk met piekperioden voordat je bepaalt hoe groot het vaste team moet zijn.
Ga ook na welk werk van één persoon afhangt. Spreek intern af wie kan invallen en welke informatie daarvoor nodig is. Vraag een externe partner hoe die afwezigheid opvangt en wie lopende opdrachten overneemt. Dat er meerdere specialisten in het team zitten, betekent nog niet dat ze beschikbaar zijn voor jouw project.
Bij Qreativa bepaalt je abonnement hoeveel taken tegelijk kunnen lopen. Moeten meerdere opdrachten tegelijk beginnen, bespreek de deadlines dan met de projectmanager voordat je een abonnement kiest of wijzigt.
Hoe stap je over van de ene werkwijze naar de andere?
Je kunt iemand aannemen voor werk dat structureel is geworden en minder vaak benodigde specialismen extern houden. Andersom kun je een onderdeel uitbesteden dat je eigen team niet meer kan verzorgen. Regel vóór de overdracht het volgende:
- Leg per lopende opdracht vast wie die afrondt en vanaf welke datum de nieuwe verantwoordelijke het overneemt.
- Verzamel de afgesproken bestanden, toegangsgegevens en materialen. Controleer welke licenties en bewerkbare bestanden overdraagbaar zijn.
- Noteer genomen besluiten, onopgeloste problemen en de gegevens waarmee je het vervolg van het werk kunt beoordelen.
- Laat degene die het werk overneemt controleren of de accounts en materialen bruikbaar zijn voordat de eerdere ondersteuning stopt.
Bronnen: KVK over keuzes bij uitbesteden en 4A’s/ANA over vergoedingsmodellen voor bureaus (Engelstalige pdf).
Vragen over het kiezen van een marketingteam
Hoe beoordeel ik de kennis van een kandidaat of aanbieder?
Vraag om een eerder project dat lijkt op het werk waarvoor je hulp zoekt. Laat de kandidaat of aanbieder uitleggen wat het probleem was, wat de eigen bijdrage was en hoe het resultaat is beoordeeld. Een portfolio laat het eindproduct zien. Een gesprek over de aanpak helpt je de vaardigheden te beoordelen en te begrijpen welk deel van het werk door anderen is gedaan.
Waar let ik op in de eerste weken van de samenwerking?
Vergelijk de eerste opdracht met de afgesproken briefing en deadlines. Kun je het opgeleverde werk gebruiken, worden fouten hersteld en hoor je op tijd over problemen zodat je kunt ingrijpen? Spreek voor commerciële resultaten vooraf af welke beginsituatie je gebruikt en over welke periode je meet. Verkoop en aanvragen hangen van meer af dan alleen de uitvoering van marketing.
In welke taal werk ik met Qreativa samen?
Onze gesprekken en de samenwerking met ons team verlopen in het Engels. Houd daar rekening mee wanneer je een intern aanspreekpunt aanwijst.
