Michele Eccher
In diesem Ratgeber
Ein Inhouse-Marketingteam besteht aus Mitarbeitern, die Ihr Unternehmen einstellt und führt. Beim Outsourcing übernimmt ein externer Anbieter einen Teil der Arbeit. Welches Modell passt, hängt davon ab, was zu tun ist und wie viel Zeit Sie für die Abstimmung aufbringen können. Sie können beides auch verbinden: Wer täglich mit Ihren Produkten und Kunden arbeitet, bleibt im Haus, und für Aufgaben, die Ihr Team nicht abdeckt, holen Sie Spezialisten dazu.
Eine feste Stelle ist sinnvoll, wenn die Arbeit dauerhaft anfällt und täglich Input von Kollegen braucht. Outsourcing hilft, wenn Sie eine Fähigkeit nur in bestimmten Phasen brauchen oder die Arbeit für eine Einstellung nicht ausreicht. Haben Sie bereits eine Marketingleitung, der Spezialwissen oder Zeit fehlt, kann ein externes Team unterstützen. Jemand in Ihrem Unternehmen muss trotzdem Prioritäten setzen und die Arbeit freigeben.
Beginnen Sie mit der Arbeit, die anfällt
Listen Sie Ihre aktuellen und geplanten Marketingaktivitäten auf. Notieren Sie zu jeder, wie oft sie vorkommt, wie viel Zeit sie braucht, welche Termine gelten und welche Fähigkeiten nötig sind. Trennen Sie die Arbeit, die jede Woche anfällt, von Aufgaben, die an einen Launch oder eine Änderung der Website gebunden sind. So erkennen Sie, ob die Arbeit eine Person dauerhaft auslastet oder ob Sie zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Spezialisten brauchen.
Überlegen Sie, wie stark jede Aufgabe von internen Gesprächen und Entscheidungen abhängt. Wer etwa Produktinhalte erstellt, braucht oft täglich Input aus Produktentwicklung, Vertrieb oder Kundenservice. Liegen Texte und Materialien dagegen schon vor und müssen nur noch gestaltet werden, ist das eine klar abgegrenzte Aufgabe, die Sie auslagern können.
Eine Inhouse-Stelle
Klären Sie, wer dem neuen Mitarbeiter Aufgaben zuweist und seine fachliche Entwicklung begleitet.
Eine Einstellung oder dauerhafte externe Unterstützung
Prüfen Sie, ob die Arbeit einen Mitarbeiter durchgehend auslasten würde und wie viel ein Anbieter innerhalb derselben Fristen erledigen könnte.
Eine interne Leitung und ein externer Spezialist
Die interne Leitung sammelt die Informationen aus dem Unternehmen und stimmt die Arbeit des Spezialisten mit den zuständigen Kollegen ab.
Ein einzelnes Projekt für einen externen Spezialisten
Legen Sie fest, was Sie erhalten, welche Materialien Sie liefern müssen und bis wann die Arbeit fertig sein soll.
Wenn Sie noch nicht wissen, welche Aktivitäten fehlen oder warum Arbeit immer wieder liegen bleibt, lesen Sie zuerst den Ratgeber Wann sollten Sie Marketing auslagern?
Wie schnell kann die Arbeit beginnen?
Bei einer Einstellung brauchen Sie Zeit, um die Stelle zu definieren, Bewerber zu finden, eine mögliche Kündigungsfrist abzuwarten und den neuen Mitarbeiter einzuarbeiten. Prüfen Sie vor der Suche, ob die Stelle die ermittelte Arbeit abdeckt: Ein Content-Marketer schließt keine Lücke bei der Webentwicklung.
Mit einem externen Team entfällt die Suche nach jedem einzelnen Spezialisten, die Verfügbarkeit müssen Sie aber trotzdem klären. Fragen Sie, wann die erste Aufgabe beginnen kann, wer sie übernimmt und was Sie vorher liefern müssen. Zugänge, Daten, Materialien und Freigaben beeinflussen die Lieferung ebenso stark wie die Verfügbarkeit der Personen, die die Arbeit erledigen.
Liegt ein Termin vor dem möglichen Start eines neuen Mitarbeiters, kann ein externer Spezialist die dringende Arbeit übernehmen. Planen Sie die spätere Übergabe dann von Anfang an mit.
Wer entscheidet und wer arbeitet im Hybridmodell?
Eine interne Leitung kann Anforderungen aus Produkt und Vertrieb sammeln und Aufgaben auslagern, für die Ihnen die Fähigkeiten fehlen. Brauchen Sie zusätzlich jemanden, der die Marketingstrategie festlegt, können Sie dafür strategische Unterstützung holen. Halten Sie schriftlich fest, wer den Plan vorschlägt und wer ihn freigibt. Die Verantwortung für Geschäftsziele, Produktinformationen und die Freigabe des Budgets bleibt bei Ihrem Unternehmen.
Bestimmen Sie eine Person, die internes Feedback sammelt und dem Anbieter die abgestimmten Vorgaben gibt. Fordern zwei Abteilungen widersprüchliche Änderungen, klärt diese Person den Konflikt mit ihnen, bevor sie Überarbeitungen anfordert. Der Anbieter koordiniert seine eigenen Spezialisten. Ihr Unternehmen führt seine Mitarbeiter, das heißt, es weist Aufgaben zu, prüft deren Arbeit und schult sie.
Bei Qreativa koordiniert ein Projektmanager die Spezialisten. Anfragen, Materialien und Feedback bleiben in den einzelnen Aufgaben in Qreativas Basecamp beisammen. Der Ratgeber zu Marketing as a Service erklärt, wie ein externes Team organisiert ist. Der Ratgeber zum Marketing-Abo zeigt, wie Sie Anfragen einreichen und verfolgen.
Kosten und Kapazität vergleichen
Vergleichen Sie dieselben Aktivitäten über denselben Zeitraum und mit denselben Terminen. Beim Inhouse-Team gehören Gehalt, weitere Arbeitgeberkosten, Recruiting, Tools und Führungsaufwand dazu, außerdem externe Spezialisten, die Sie weiterhin bräuchten. Beim Anbieter zählen die Gebühr, die vom Vertrag ausgenommene Arbeit und die Zeit, die Ihr interner Ansprechpartner für die Zusammenarbeit aufwendet. Der Ratgeber zu den Kosten eines Marketingteams geht auf diese Posten genauer ein.
Fragen Sie jeden Anbieter, wie viel Arbeit er in Ihrem Zeitraum schaffen kann und wie viele Aufgaben er gleichzeitig bearbeitet. Ein Angebot kann Content und Webentwicklung enthalten, ohne dass beides parallel laufen darf. Ist ein Angebot günstiger, rechnen Sie nötige Zusatzleistungen ein und prüfen, ob der Lieferplan Ihre Termine einhält.
Wenn Sie sich fürs Auslagern entscheiden, bleibt die Frage, wie Sie die Leistung einkaufen: als Projekt mit festem Ergebnis oder als laufende Zusammenarbeit. Der Vergleich von Marketing-Abo und klassischer Agentur erklärt diese Möglichkeiten.
Was passiert bei Arbeitsspitzen und Ausfällen?
Wächst die Arbeit, klären Sie zuerst, ob Ihnen Zeit oder eine bestimmte Fähigkeit fehlt. Fehlt Zeit, brauchen Sie Hilfe bei Arbeit, die schon läuft. Fehlt eine Fähigkeit, brauchen Sie einen Spezialisten, auch wenn andere Teammitglieder freie Stunden haben. Vergleichen Sie Ihr übliches Arbeitsvolumen mit den Spitzenzeiten. Ist die zusätzliche Arbeit nur vorübergehend, bietet sich Unterstützung für diesen Zeitraum an, bevor Sie dauerhaft Personal aufstocken.
Finden Sie Aktivitäten, die an einer einzigen Person hängen. Legen Sie intern fest, wer sie vertreten kann und welche Informationen diese Person dafür braucht. Fragen Sie einen externen Anbieter, wer laufende Arbeit übernehmen würde, wie schnell das geht und welche Informationen die Person von dem üblichen Bearbeiter erhielte.
In den Paketen von Qreativa ist festgelegt, wie viele Aufgaben gleichzeitig in Arbeit sein können. Sollen mehrere Aufgaben zugleich starten, klären Sie mit dem Projektmanager, ob Ihr Paket die Termine abdeckt oder angepasst werden muss.
So wechseln Sie zwischen den beiden Modellen
Sie können für Arbeit, die dauerhaft geworden ist, jemanden einstellen und selten gebrauchte Fähigkeiten weiter extern abdecken. Ebenso können Sie einen Bereich auslagern, den Ihr internes Team nicht mehr abdecken kann. Planen Sie die Übergabe so, dass die übernehmende Person die Arbeit nicht von Grund auf rekonstruieren muss:
- Entscheiden Sie für jede laufende Aufgabe, ob der bisherige Bearbeiter sie abschließt oder übergibt. Geht sie an jemand anderen über, legen Sie ein Übergabedatum fest.
- Sammeln Sie die vereinbarten Dateien und Materialien und richten Sie Kontozugänge ein. Prüfen Sie, welche Lizenzen und Arbeitsdateien sich übertragen lassen.
- Dokumentieren Sie bereits getroffene Entscheidungen und offene Fragen. Legen Sie die Daten bei, mit denen Sie die bisherigen Ergebnisse bewertet haben, damit die neue Person sie mit späteren Ergebnissen vergleichen kann.
- Lassen Sie die neue Person bestätigen, dass sie Konten und Materialien nutzen kann, bevor die bisherige Unterstützung endet.
Quelle: IHK Pfalz, Outsourcing.
Fragen zur Wahl des Marketingteams
Wie beurteile ich die Fähigkeiten eines Bewerbers oder Anbieters?
Lassen Sie sich ein Projekt erklären, das der gewünschten Arbeit ähnelt. Fragen Sie nach dem Problem, nach den Aufgaben, die die Person selbst übernommen hat, und danach, wie sie das Ergebnis bewertet hat. Ein Portfolio zeigt das fertige Ergebnis. Mit diesen Fragen erkennen Sie, was die Person selbst geleistet hat und was andere Beteiligte beigetragen haben.
Wie beurteile ich ein neues Team in den ersten Wochen?
Vergleichen Sie die erste Arbeit mit den vereinbarten Anforderungen und Terminen. Prüfen Sie, ob die Materialien ihren Zweck erfüllen, ob Fehler korrigiert werden und ob Probleme früh genug gemeldet werden, damit Sie reagieren können. Um Umsatz und Anfragen zu beurteilen, legen Sie vor Beginn Ausgangswerte und einen Messzeitraum fest. Diese Ergebnisse hängen auch von Ihrem Angebot ab und davon, wie Ihr Unternehmen mit Anfragen umgeht.
