Michele Eccher
W tym poradniku
Wybór między freelancerem a agencją marketingową zaczyna się od pracy, którą chcesz zlecić, i od czasu, jaki masz na zarządzanie nią. Zadanie, do którego wystarczy jedna umiejętność, wymaga mniej koordynacji niż kampania, w której teksty, projekt, strona internetowa i reklamy muszą być gotowe jednocześnie.
Porównanie dotyczy freelancerów, których zatrudniasz bezpośrednio, oraz agencji oferujących zespół marketingowy w abonamencie. Poza honorariami liczy się to, kto koordynuje ludzi, ile pracy mogą przyjąć i jak radzą sobie z nieobecnościami. Od tego zależą zarówno łączny koszt, jak i czas, który musi poświęcić Twoja firma.
Freelancer pasuje do jasno określonego zadania, którym możesz zarządzać bezpośrednio. Zespół w abonamencie może być lepszym wyborem, gdy regularnie potrzebujesz kilku umiejętności, a koordynowanie dostawców zabiera zbyt dużo Twojego czasu. Porównuj oferty na tę samą pracę i sprawdź, kto będzie pilnować terminów, poprawek i zastępstw.
Jak działają oba modele
Freelancer to niezależny profesjonalista, którego zatrudniasz do konkretnej pracy. Możesz ustalić z nim honorarium za projekt, stawkę godzinową lub dzienną albo stałą współpracę. Wybierasz osobę na podstawie jej doświadczenia, a zakres, harmonogram i poprawki omawiasz bezpośrednio z nią.
Abonament marketingowy daje stały dostęp do zespołu o różnych umiejętnościach. Razem z agencją prowadzisz wspólną listę zadań i ustalasz ich kolejność. Plan określa, ile zadań może być w toku jednocześnie, a agencja koordynuje specjalistów i dba o przekazywanie pracy między nimi.
Freelancerzy zatrudniani bezpośrednio
- Twoja firma osobno wybiera i zatrudnia każdego specjalistę.
- Każde zadanie możesz dopasować do wiedzy konkretnej osoby.
- Komunikujesz się bezpośrednio, a w decyzjach uczestniczy mniej osób.
- Pilnujesz, aby każdy na czas dostał to, co mają mu dostarczyć inni.
Abonament marketingowy
- Twoja firma zajmuje się jedną umową o świadczenie usług.
- Plan daje dostęp do umiejętności, które obejmuje usługa.
- Priorytety, informacje i decyzje są w jednym systemie zarządzania projektami.
- Dostawca organizuje kontrolę jakości, zastępstwa i przekazywanie pracy.
Sieć freelancerów również może mieć koordynatora, wspólne procedury i zastępców. Jeśli zapewnia te funkcje na stałe, zaczyna przypominać model Marketing as a Service. Przy porównywaniu ofert zapytaj, kto zarządza grupą i co obejmuje usługa.
Abonament marketingowy i freelancerzy obok siebie
Gdy zatrudniasz bezpośrednio, zwykle zarządzasz każdym freelancerem we własnym zakresie. W abonamencie koordynację w granicach planu bierze na siebie agencja. Sprawdź te warunki w ofercie. Sam model rozliczeń mówi niewiele o doświadczeniu osób, które wykonują pracę.
| Co porównać | Abonament marketingowy | Freelancerzy zatrudniani bezpośrednio |
|---|---|---|
| Co kupujesz | Dostęp do zespołu i jego koordynację w granicach planu | Pracę specjalisty w ustalonym zakresie i za ustalone honorarium |
| Koordynacja | Dostawca zarządza pracą w jednym wspólnym systemie | Zwykle zajmuje się nią klient albo wyznaczony koordynator |
| Dostępne umiejętności | Dziedziny objęte planem, koordynowane przez dostawcę | Wiedza każdej wybranej przez Ciebie osoby |
| Dostępność | Ustalona w planie liczba zadań, a zastępstwa organizuje dostawca | Zależy od kalendarza i zobowiązań każdej osoby |
| Struktura kosztów | Stała opłata cykliczna oraz wydatki i prace, których plan nie obejmuje | Stawki godzinowe, dzienne, projektowe lub miesięczne dla każdego specjalisty |
| Ciągłość | Wspólna dokumentacja, a zastępstwa organizuje dostawca | Wiedza o projekcie może zostać u poszczególnych freelancerów |
| Najlepiej sprawdza się | Przy stałej pracy w kilku dziedzinach i zmieniających się priorytetach | Przy jasnych zadaniach wymagających konkretnego specjalisty |
Kto koordynuje ludzi i terminy?
Gdy zatrudniasz kilku freelancerów, ktoś w Twojej firmie musi wyjaśnić każde zadanie, sprawdzić dostępność i ustalić terminy. Ta sama osoba zbiera uwagi do poprawek i interweniuje, gdy jedno spóźnione zadanie wstrzymuje kolejne.
Projektant, który na podstawie jasnego briefu tworzy identyfikację wizualną Twojej firmy, może potrzebować kontaktu tylko z Tobą. Landing page z kampanią reklamową to dłuższy ciąg prac: projektantowi strony potrzebne są teksty, a programiście projekt. Osoba prowadząca reklamy może ruszyć, gdy strona jest gotowa, a śledzenie skonfigurowane. Ktoś musi ten ciąg poukładać i zaktualizować harmonogram, gdy zmieni się jeden z etapów.
W abonamencie marketingowym koordynacją zajmuje się dostawca. Project manager ustala z Tobą priorytety i organizuje pracę specjalistów. Ty dostarczasz informacje o swojej firmie i zatwierdzasz decyzje, a komunikacją między grafikiem, programistą stron internetowych, specjalistą od treści i specjalistą od reklam w social mediach zajmuje się project manager.
Wybierasz specjalistów, ustalasz z nimi zadania i terminy oraz sprawdzasz, czy ich prace do siebie pasują.
Z dostawcą ustalasz cele i priorytety, a on koordynuje zespół. Uczestniczysz w decyzjach i akceptujesz prace.
Które koszty uwzględnić w porównaniu?
Przy jasno określonym zadaniu freelancer może kosztować mniej niż zespół w abonamencie, bo płacisz tylko za potrzebnego specjalistę. Sprawdź to na konkretnej wycenie, razem z wliczonymi poprawkami i czasem, który poświęcisz na projekt.
Jeśli freelancerów jest kilku, zsumuj ich honoraria i sprawdź w każdej umowie minimalny okres współpracy, poprawki, dostępność i warunki płatności. Oszacuj koszt godzin, które Twoja firma poświęci na szukanie freelancerów, przygotowanie briefów, zbieranie uwag i odbiór prac. Dolicz też koszt ponownego wykonania pracy lub znalezienia zastępstwa.
Opłata abonamentowa agencji obejmuje pracę i koordynację zespołu opisane w planie. Sprawdź, ile zadań może być w toku jednocześnie, jak traktowane są pilne zgłoszenia i za co trzeba dopłacić. Opłata może nie obejmować budżetu reklamowego, hostingu i zewnętrznego oprogramowania. Zestaw aktualne ceny abonamentu z honorariami freelancerów i czasem zarządzania, jakiego wymagałaby ta sama praca.
Co się dzieje, gdy ktoś jest niedostępny?
Freelancer może mieć kilku klientów i kalendarz zapełniony na tygodnie do przodu. Zanim ustalisz termin, sprawdź, kiedy może zacząć i ile czasu dla Ciebie zarezerwuje. Przy stałej współpracy oprócz honorarium trzeba uzgodnić dostępność.
Gdy zadania zależą od siebie, nieobecność jednej osoby może zatrzymać resztę. Trzeba znaleźć zastępcę, wprowadzić go w temat i dać mu odpowiednie dostępy. Jeśli pliki, decyzje i wcześniejsze testy są we wspólnej przestrzeni roboczej, zastępca łatwiej przejmie pracę i nie będzie musiał odtwarzać wszystkiego ze starych wiadomości.
Dostawca abonamentu powinien zorganizować zastępstwa i zachować historię projektu. Zapytaj, kto przejmuje pracę, skąd ta osoba dostaje potrzebne informacje i czy zmiana może wpłynąć na terminy. To, że w zespole pracuje kilka osób, nie gwarantuje jeszcze, że ktoś będzie od razu wolny.
Kiedy potrzebujesz jednego specjalisty, a kiedy kilku dziedzin?
Freelancer przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy potrzebujesz doświadczenia w konkretnej dziedzinie, branży lub na konkretnej platformie. Możesz obejrzeć jego dotychczasowe prace i porozmawiać bezpośrednio z osobą, która podejmuje decyzje techniczne lub kreatywne.
Inne zadania wymagają kilku umiejętności. Poprawa widoczności w wyszukiwarce może obejmować techniczne SEO, treści, digital PR i programowanie. Pozyskiwanie klientów przez Google Ads może wymagać zmian na landing page, analizy danych i dopracowania oferty. Zanim praca się zacznie, specjaliści muszą ustalić, które zadania zależą od innych.
W abonamencie to dostawca przydziela ludzi do zadań. Masz mniejszy wpływ na wybór każdej z nich, ale poszczególne dziedziny są już zorganizowane tak, by działać razem. Zapytaj, kto zajmie się zadaniami specjalistycznymi, jakie ma doświadczenie i kiedy możesz z nim porozmawiać bezpośrednio. Lista usług na stronie internetowej na te pytania nie odpowiada.
Jak ocenić pracę i ustalić odpowiedzialność
Portfolio pomaga ocenić freelancera, jeśli zawiera prace podobne do Twojego zadania. Przy kilku specjalistach ktoś musi dodatkowo ocenić efekt jako całość. Na przykład reklamy i landing page mogą być dobrze przygotowane, a mimo to promować różne oferty. Ktoś musi to zauważyć przed startem kampanii.
Zapytaj zespół w abonamencie, kto sprawdza pracę, kontroluje szczegóły techniczne i dba o spójność tekstów, projektów i kampanii. Ustal, jakie wyniki będą mierzone i jak będziesz je omawiać z zespołem. Sprzedaż zależy też od Twojej oferty, budżetu i obsługi leadów. Rozliczaj dostawcę z jego pracy, rekomendacji i interpretacji danych, a odpowiedzialność za decyzje firmy zostaw po swojej stronie.
Na co zwrócić uwagę u freelancera
- Podobne realizacje i możliwe do sprawdzenia doświadczenie w danej dziedzinie.
- Jasny zakres, potrzebne materiały i prace, które muszą dostarczyć inni.
- Ustalone czasy reakcji, dokumentacja przekazanych prac i dostępność.
- Jasny sposób współpracy z pozostałymi osobami zaangażowanymi w projekt.
Na co zwrócić uwagę w abonamencie
- Odpowiednie doświadczenie osób, które będą wykonywać pracę.
- Jasne procedury dotyczące priorytetów, poprawek, problemów i kontroli jakości.
- Dostęp do porady specjalisty, gdy potrzebujesz jej do podjęcia decyzji.
- Zasady zastępstw i kontrola tego, jak prace specjalistów do siebie pasują.
Chroń swoje konta, pliki i dane
Zachowaj w firmie kontrolę nad domenami, kontami reklamowymi, narzędziami analitycznymi, repozytoriami kodu, plikami źródłowymi i danymi. Każdemu dostawcy nadaj dostępy, jakich wymaga jego rola. Gdy współpraca się kończy, sprawdź, czy masz komplet końcowych materiałów, i odbierz dostępy, które nie są już potrzebne.
Umowa powinna określać, kto może korzystać z wykonanej pracy, jakie licencje są potrzebne i czy dostawca może zaangażować dodatkowe osoby. Ustal też zasady poufności, postępowania z danymi i przekazania plików. Przy współpracy z agencją te warunki muszą obejmować wszystkich członków zespołu, którzy będą mieć dostęp do Twoich systemów.
Jeśli zlecenie dla freelancera zamienia się w stałą współpracę, a Twoja firma ściśle kieruje sposobem pracy tej osoby, zleć prawnikowi lub doradcy podatkowemu ocenę takiej relacji. W Polsce Państwowa Inspekcja Pracy może ocenić, czy sposób wykonywania pracy odpowiada warunkom właściwym dla stosunku pracy. Przeczytaj informacje Państwowej Inspekcji Pracy o umowach cywilnoprawnych i poproś doradcę o sprawdzenie pozostałych przepisów obowiązujących w miejscu wykonywania pracy. Sama nazwa umowy nie rozstrzyga o kwalifikacji.
Który model pasuje do Twojej firmy?
Wypisz prace, które chcesz zlecić. Oddziel zadania, które jeden specjalista wykona samodzielnie, od tych, które wymagają kilku osób. Potem ustal, kto w Twojej firmie może nimi zarządzać i ile ma na to czasu. Jeśli brakuje czasu na koordynowanie specjalistów, poproś dostawcę, żeby uwzględnił koordynację w ofercie. Osoba kontaktowa po Twojej stronie, która podejmuje decyzje i akceptuje prace, i tak będzie potrzebna.
Wybierz freelancerów, gdy
- jeden specjalista może przejąć jasne, dobrze określone zadanie.
- chcesz pracować z konkretnym ekspertem lub w określonym stylu kreatywnym.
- wiesz, co ma zostać dostarczone i co taka osoba dostanie od Ciebie lub od innych.
- ktoś w firmie może przygotować brief i ocenić pracę.
- potrzeba pojawia się okazjonalnie i nie wymaga stałego zespołu.
- przede wszystkim potrzebujesz osądu i pracy tego jednego fachowca.
Wybierz abonament marketingowy, gdy
- regularnie potrzebujesz różnych umiejętności, takich jak teksty, projektowanie, tworzenie stron internetowych i reklama.
- priorytety zmieniają się, w miarę jak zbierasz dane i dostrzegasz szanse.
- zarządzanie dostawcami zabiera już teraz za dużo czasu w firmie.
- informacje i decyzje mają pozostać dostępne mimo zmian w składzie zespołu.
- chcesz, aby dostawca koordynował i sprawdzał poszczególne prace.
- Twoja firma może wyznaczyć jedną osobę do decyzji i akceptacji prac.
Przy dużej, jasno zdefiniowanej kampanii z datą startu i końca porównaj też model tradycyjnej agencji. Jeśli praca jest stała i pasuje do etatów, rozważ zbudowanie zespołu wewnętrznego.
Jak mogą współpracować zespół i freelancer
Możesz korzystać z obu modeli, gdy zespołowi brakuje konkretnej umiejętności. Załóżmy, że agencja prowadzi Twoje kampanie i stronę internetową, a freelancer produkuje wideo techniką, której plan nie obejmuje. Zespół nadal zajmuje się stałymi zadaniami i mierzy wyniki. Freelancer dostaje jasno określone zadanie: przygotować wideo, które zespół wykorzysta w kampanii.
Prowadzi stałe prace, przechowuje informacje o projekcie i włącza pracę freelancera w planowane działania.
Wykonuje konkretną pracę w formatach i terminach ustalonych z zespołem.
Przygotowuje brief, udostępnia materiały i dostępy, zbiera uwagi do poprawek i sprawdza gotową pracę pod kątem celów kampanii.
Zanim włączysz freelancera, ustal, kto będzie go wprowadzać w zadanie i akceptować jego pracę. Przy wideo lider projektu musi uzgodnić z osobą prowadzącą kampanię treść, formaty i terminy, a potem przekazać te wymagania freelancerowi. Pliki i decyzje trzymaj we wspólnej przestrzeni roboczej zespołu, żeby łatwo było śledzić zmiany.
Jak porównać oferty freelancerów i abonamentu
Poproś dostawców o wycenę tej samej pracy na następny kwartał. Uwzględnij zadania cykliczne, planowaną kampanię i możliwe nieoczekiwane zgłoszenie. Przy każdej ofercie zapisz, co obejmuje, kto to wykona, w jakim terminie i ile pracy nadal zostanie po stronie Twojej firmy.
- Czy jeden specjalista może wykonać pracę samodzielnie?
- Jakie umiejętności są potrzebne i które zadania muszą poczekać na inne?
- Kto przygotowuje briefy, ustala priorytety i rozstrzyga sprzeczne zgłoszenia?
- Ile czasu w firmie zajmie zarządzanie dostawcami?
- Ile czasu zarezerwowano na projekt albo ile zadań może być w toku jednocześnie?
- Ile poprawek jest wliczonych i jak wyceniane są dodatkowe zgłoszenia?
- Gdzie będą przechowywane pliki, decyzje i wyniki?
- Kto wejdzie na miejsce osoby nieobecnej, przeciążonej lub odchodzącej z projektu?
- Kto sprawdza poszczególne prace i dba o to, by do siebie pasowały?
- Jakie konta, dane i prawa własności intelektualnej zostają w Twojej firmie?
Jeśli oferta zostawia po Twojej stronie zadania, na które brakuje Ci czasu lub wiedzy, poproś o ich uwzględnienie albo o wskazanie osoby, która je przejmie. Jeśli oferta zespołu dotyczy jednego niezależnego zadania, rozważ wycenę specjalisty. Decyzję podejmij, gdy odpowiedzialność i koszty będą jasne.
Jeśli Twoim głównym problemem jest koordynowanie powiązanych, powtarzalnych prac, zobacz, jak działa abonament Qreativa, porównaj dostępne plany albo umów rozmowę, aby ustalić, który model pasuje do Twojej obecnej sieci freelancerów i planowanych prac.
Abonament marketingowy czy freelancerzy: najczęstsze pytania
Czy abonament marketingowy jest tańszy niż sieć freelancerów?
Przy jasno określonym zadaniu jeden freelancer może kosztować mniej. Gdy potrzebujesz kilku specjalistów, porównaj opłatę agencji z sumą ich honorariów i kosztem zarządzania nimi we własnej firmie. Obie oferty muszą obejmować tę samą pracę, inaczej porównanie niewiele da.
Kiedy lepszym wyborem jest freelancer?
Gdy jeden specjalista może wykonać całe zadanie, a ktoś w Twojej firmie potrafi wyjaśnić wymagania i ocenić efekt. Freelancer sprawdza się też wtedy, gdy na krótki czas potrzebujesz doświadczonego eksperta.
Czy sieć freelancerów może zastąpić zespół marketingowy?
Tak, jeśli obejmuje potrzebne umiejętności, a ktoś ustala priorytety, koordynuje prace i ocenia gotową pracę jako całość. Może to być pracownik albo freelancer zatrudniony do kierowania pozostałymi.
Kto koordynuje specjalistów w każdym z modeli?
Gdy zlecasz pracę freelancerom bezpośrednio, zwykle zarządza nimi Twoja firma, o ile nie ustalono inaczej. W abonamencie specjalistów koordynuje dostawca. Priorytety, budżet i akceptacja prac zostają po Twojej stronie.
Co się dzieje, gdy freelancer jest niedostępny?
Bez ustalonego zastępstwa musisz poczekać, zmienić priorytety albo znaleźć kogoś innego. Przed startem ustal, jak postępować w czasie nieobecności i gdzie trzymać pliki oraz instrukcje. Takie same pytania zadaj agencji w abonamencie: kto przejmuje pracę i jak szybko?
Czy w abonamencie marketingowym mogę rozmawiać bezpośrednio ze specjalistami?
To zależy od tego, jak zorganizowana jest usługa. Niektóre agencje prowadzą całą komunikację przez project managera, inne włączają specjalistów do spotkań, gdy potrzebna jest ich opinia. Przed zakupem zapytaj, kiedy i w jaki sposób możesz porozmawiać z osobami, które wykonują pracę.
Czy firma może korzystać jednocześnie z freelancerów i z abonamentu marketingowego?
Tak. Zespół może przejąć Twoje stałe zadania, a freelancer dołoży wiedzę, znajomość lokalnego rynku albo technikę produkcji, której plan nie obejmuje. Ustal, kto będzie koordynować jego pracę i akceptować efekt.
Co powinna regulować umowa z freelancerem?
Określ w niej zakres prac, honorarium, warunki płatności, terminy, poprawki i materiały, które musisz dostarczyć. Ustal też zasady poufności i dostępu do danych, prawa do wyników pracy, licencje, wypowiedzenie i przekazanie plików. Poproś prawnika lub doradcę podatkowego o ocenę charakteru współpracy i obowiązków podatkowych, zależnie od miejsca i faktycznego sposobu pracy.
