Zmiana agencji SEO: jak zaplanować przekazanie projektu

Jaki problem ma rozwiązać zmiana agencji?

Opisz powód zmiany tak, żeby dało się go sprawdzić. „Nie widzimy efektów” może oznaczać, że prace nigdy nie zostały wdrożone, że ruch pochodzi od nieodpowiednich odbiorców albo że leady nie zamieniają się w klientów. Poproś dotychczasową agencję, żeby powiązała uzgodnione prace z konkretnymi adresami URL, datami i danymi. Problemy z realizacją, pomiarem i wynikami zapisz osobno.

Jeśli prace stoją, bo nikt w firmie nie zatwierdza tekstów ani nie udostępnia programisty, przypisz te obowiązki, zanim ruszy nowa współpraca. Jeśli obecnej agencji brakuje umiejętności potrzebnych przy rozbudowanym katalogu produktów lub rynkach zagranicznych, uwzględnij je w wymaganiach wobec następcy. Kandydatów porównasz według poradnika o tym, jak wybrać agencję SEO.

Zanim wyznaczysz termin przekazania, przejrzyj z osobą odpowiedzialną za umowę terminy, materiały do przekazania i nieopłacone prace. Zapisz, które licencje lub usługi wygasną razem ze współpracą. Rozdzielić koszty poszczególnych działań pomoże poradnik o kosztach SEO i ofertach. Warunki zakończenia współpracy sprawdź we własnej umowie.

Kto naprawdę kontroluje Twoje konta?

Przygotuj spis z jednym wierszem na system. Wpisz identyfikator lub adres URL, właściciela konta, administratora w firmie, obecnych użytkowników i rolę, której potrzebuje nowy zespół. Link do panelu nie dowodzi, że możesz zarządzać użytkownikami ani odzyskać konto. Poproś wewnętrznego koordynatora, żeby zalogował się na własny profil i przetestował uprawnienia.

Zapraszaj osoby pojedynczo i nadawaj im uprawnienia potrzebne do pracy. We wspólnym dokumencie wskaż odpowiedni wpis w menedżerze haseł firmy. Nie wklejaj haseł ani kodów odzyskiwania. Jeśli usługa nie obsługuje osobnych loginów, poproś osobę odpowiedzialną za sprawy techniczne, żeby zorganizowała przekazanie danych logowania i zmieniła je po sprawdzeniu integracji, które od nich zależą.

Search Console: sprawdź też metody weryfikacji własności

Zanim usuniesz dotychczasową agencję, upewnij się, że ktoś z Twojej firmy jest zweryfikowanym właścicielem. Usunięty właściciel może ponownie potwierdzić własność, dopóki jego token jest aktywny. W Ustawieniach otwórz „Użytkownicy i uprawnienia” i sprawdź również nieużywane tokeny własności. Niech osoba odpowiedzialna za sprawy techniczne usunie tylko odpowiednie tokeny, bo niektóre mogą służyć też innym produktom Google. Dokumentacja Google o własności w Search Console wyjaśnia, jak je rozpoznać.

Analytics i Menedżer tagów: oddziel administrowanie od bieżącej pracy

Użytkownik z rolą Edytor w GA4 może zmieniać ustawienia usługi, ale nie zarządza użytkownikami. Do tego potrzebny jest Administrator na odpowiednim poziomie. Sprawdź także dostęp dziedziczony z konta lub z grup użytkowników. Obniżenie roli w jednej usłudze nie usuwa uprawnień nadanych na wyższym poziomie. Przy nadawaniu ról kieruj się zasadami dostępu w Google Analytics.

Jeśli Twoja usługa GA4 znajduje się na koncie agencji, omów z administratorami obu kont jej przeniesienie i sprawdź wymagania oraz ograniczenia. Przeniesienie zachowuje dane raportowe i identyfikator tagu. Wcześniejsza historia zmian zostaje na koncie źródłowym, więc istotne zmiany opisz przed przeniesieniem.

W Menedżerze tagów rola administratora konta i uprawnienia do kontenerów to dwie osobne rzeczy. Kto ma publikować, potrzebuje uprawnienia Publikacja. Google zaleca co najmniej dwóch aktywnych administratorów i zarządzanie kontem przez osobę z Twojej organizacji. Zanim odbierzesz agencji dostęp, upewnij się, że ten warunek jest spełniony. Przewodnik po uprawnieniach w Menedżerze tagów opisuje uprawnienia Odczyt, Edycja, Zatwierdzanie i Publikacja.

Dashboardy, konektory i lokalne profile firmy

Dla każdego dashboardu zapisz osobno właściciela raportu, źródło danych i dane logowania konektora. W Data Studio, zwanym też Looker Studio, po przekazaniu źródła danych nadal mogą działać dane logowania poprzedniego właściciela. Sprawdź, czy przekazanie między kontami jest dozwolone, a w razie potrzeby poproś nowego właściciela o ponowne połączenie źródła. Postępuj według instrukcji Google o przekazywaniu własności, a potem odśwież raport, żeby potwierdzić, że dane są nadal dostępne.

Jeśli współpraca obejmuje Profil Firmy w Google, ustal, kto jest jego głównym właścicielem. Tylko ta osoba może przekazać własność główną. Nowi właściciele i menedżerowie mają przez pierwsze siedem dni ograniczone możliwości. Uwzględnij to w harmonogramie i trzymaj się zasad Google dotyczących przekazywania Profilu Firmy.

O co poprosić dotychczasową agencję

Poproś o pliki do edycji, zapisane w miejscu dostępnym dla Twojej firmy. Przy każdym przekazanym materiale zanotuj wersję, datę i osobę, która może wyjaśnić podjęte decyzje. Do audytu sprzed kilku miesięcy potrzebna jest aktualna lista zaleceń z ich statusem. Inaczej nowy zespół może zlecić prace, które są już wykonane.

• Strategia i analiza słów kluczowych, z podstronami docelowymi, rynkami i uzgodnionymi priorytetami.
• Audyty i dziennik zmian z problemami rozwiązanymi i otwartymi oraz powodami, dla których zaleceń nie wdrożono.
• Uzgodnione teksty, briefy, obrazy i pliki źródłowe, w których wyraźnie widać różnicę między szkicami, treściami zatwierdzonymi i opublikowanymi podstronami.
• Zmiany techniczne, w tym przekierowania, reguły indeksowania, dane strukturalne i modyfikacje, z linkami do kodu lub zgłoszeń.
• Prace z zakresu digital PR i link buildingu, jeśli były w umowie: kontakty, z których wolno Ci korzystać, ustalenia, publikacje, adresy URL i niezrealizowane zobowiązania.
• Raporty i eksporty, definicje zdarzeń, filtry analiz, projekty śledzenia i ich ustawienia.

Dziennik zmian prowadź w tej kolejności: data, adres URL, zmiana, powód, osoba odpowiedzialna i weryfikacja. Przykład z hipotetycznego projektu: „18 października; /services/maintenance/; wymieniono formularz; dodano pole z liczbą obiektów, żeby kwalifikować leady; wewnętrzny zespół programistów; testowe zgłoszenie dotarło do CRM”.

Zapisuj też porzucone testy i odrzucone decyzje. Jeśli szkic nigdy nie został opublikowany, bo opisuje usługę, której już nie oferujesz, zachowaj to wyjaśnienie razem z plikiem. Oznacz niejasne prawa do wykorzystania oraz ograniczenia licencyjne i wyjaśnij je, zanim użyjesz materiału ponownie.

Jak zachować porównywalność raportów

Poproś nową agencję, żeby odtworzyła zakończony raport na podstawie tych samych źródeł, metryk i ustawień. Zachowaj oryginalny eksport i konfigurację raportu, z której powstał. Jeśli liczby się różnią, wyjaśnij różnicę, zanim na podstawie nowego raportu ocenisz wzrost lub spadek.

W Analytics zachowaj identyfikator usługi, definicję kanału organicznego, kluczowe zdarzenia oraz daty zmian w śledzeniu lub zgodach. Jeśli pomiar leadów zmienia się z kliknięć przycisku na wysłane formularze, prowadź obie serie osobno i zapisz, kiedy zmieniła się definicja. Przy wyborze wskaźników pomoże poradnik o tym, jak mierzyć efekty SEO.

Kto pracuje nad stroną w czasie przejścia?

Wewnętrzny koordynator powinien uzgodnić z obiema agencjami dokładny moment przejścia i wypisać wyjątki. Dla każdego otwartego zadania ustal, kto je wdraża, kto zatwierdza i kto sprawdza wynik. Decyzje o priorytetach mogą zostać po stronie Twojej firmy, nawet jeśli pracę koordynuje nowa agencja.

1. Zapisz brakujące materiały i ustal, kto je uzupełni

   Dotychczasowa agencja dostarcza pliki i status zadań. Wewnętrzny koordynator zapisuje braki, osobę, która ma je dostarczyć, i oczekiwaną datę. Nowy zespół wskazuje luki, które uniemożliwiają mu pracę.

2. Niech nowa agencja przetestuje to, co otrzymała

   Nowa agencja testuje wymagane uprawnienia, otwiera pliki źródłowe i odtwarza uzgodniony raport. Publikowanie może przetestować w środowisku testowym. Na działającą stronę trafiają wyłącznie zatwierdzone zmiany.

3. Ustal, od kiedy publikuje nowa agencja

   Zapisz ostatnią zmianę dotychczasowej agencji oraz datę i godzinę, od której publikuje nowy zespół. Pilne problemy przypisz osobie, która jest dostępna. Jeśli dotychczasowa agencja ma jeszcze coś do dokończenia, wypisz objęte tym adresy URL i terminy.

4. Usuń zbędne dostępy i sprawdź ponownie

   Po odbiorze materiałów administratorzy systemów usuwają uprawnienia, które nie są już potrzebne. Następnie koordynator projektu po stronie nowej agencji ponownie sprawdza stronę, raporty i integracje, które od tych uprawnień zależały.

Jeśli zmiana agencji zbiega się z przebudową strony lub zmianą adresów URL, zaplanuj także migrację SEO. Kontrole prowadź osobno: przekazanie kont nie dowodzi, że przekierowania, treści i indeksowanie nowej strony działają prawidłowo.

Szablon przekazania projektu SEO

Skopiuj ten szablon do dokumentu firmowego i udostępnij go zaangażowanym osobom. Dodaj wpis dla każdego zasobu, materiału i zadania. Tam, gdzie brakuje informacji, wpisz „Do zebrania”, wskaż osobę, która je zdobędzie, i ustaw datę następnego przeglądu. Nie wpisuj do szablonu danych logowania.

Kiedy przekazanie jest zakończone?

Wewnętrzny koordynator i nowa agencja powinni wspólnie przejrzeć zapisane dowody. Rozróżniaj „dostarczone” i „zweryfikowane”: plik, który dotarł, ale nie chce się otworzyć, nadal wymaga uwagi. Zamknij przekazanie, gdy spełnione są te warunki:

• Twoja firma kontroluje konta, których potrzebuje, a nowa agencja przetestowała uzgodnione role.
• Dostarczone materiały są dostępne, a każda pozostała luka ma osobę odpowiedzialną i termin.
• Raport bazowy da się odtworzyć albo różnice zostały wyjaśnione i zapisane.
• Każde otwarte zadanie ma przypisany następny krok, a za każdą publikację ktoś odpowiada.
• Podstrony, formularze i raporty, których to dotyczy, nadal działają po usunięciu starych uprawnień.

Jeśli brakuje niezbędnego dostępu albo raport przestaje się odświeżać, zostaw tę część przekazania otwartą i zleć odzyskanie dostępu jego administratorowi. Gdy dotychczasowa agencja nie odpowiada, zbierz identyfikatory kont i dowody, że firma je kontroluje, skorzystaj z procedury odzyskiwania konta na danej platformie, a w sprawie brakujących materiałów zaangażuj osobę odpowiedzialną za umowę. Powiedz nowej agencji, które zadania może zacząć, a które pozostają zablokowane.

Zaplanuj pierwszy przegląd pracy po przejściu. Zacznij od niedokończonych zadań i kontroli, które nadal czekają na wynik, a potem dopisz w dzienniku, co zostało rozwiązane i jakie decyzje podjęto w dalszej kolejności.