Cambiare agenzia SEO: come organizzare il passaggio

Quale problema deve risolvere il cambio?

Scrivi il motivo del cambio in termini verificabili. «Non vediamo risultati» può indicare lavori mai pubblicati, visite poco pertinenti oppure contatti che non diventano clienti. Chiedi al fornitore uscente di associare le attività concordate a URL, date e dati; annota separatamente i problemi di consegna, di misurazione e di risultato.

Se gli interventi sono bloccati perché nessuno in azienda approva i testi o mette a disposizione uno sviluppatore, assegna queste responsabilità prima del nuovo incarico. Se invece manca la competenza necessaria per un catalogo complesso o per mercati esteri, includila fra i requisiti del subentro. Per confrontare i candidati puoi usare la guida su come scegliere un’agenzia SEO.

Prima di fissare la data operativa, chiarisci con chi segue il contratto le scadenze, le consegne previste e le eventuali attività ancora da pagare. Registra anche quali licenze o servizi cesseranno alla fine del rapporto. Per distinguere i costi delle attività puoi consultare la guida ai preventivi SEO; le condizioni di uscita vanno verificate sul tuo accordo.

Chi controlla davvero gli account?

Apri un inventario con una riga per ogni sistema. Indica l’ID o l’URL, il titolare del servizio, l’amministratore aziendale, chi lo usa e il ruolo necessario a chi subentra. Avere un link a una dashboard non dimostra di poter gestire gli utenti o recuperare l’account. Chiedi al referente interno di accedere con il proprio profilo e verificare i permessi effettivi.

Usa inviti nominativi e i permessi necessari all’incarico. Nel documento condiviso registra il riferimento alla credenziale nel gestore di password aziendale, senza incollare password o codici di recupero. Per un servizio che non consente accessi separati, concorda con il tecnico come trasferire la credenziale e aggiornarla dopo aver verificato le integrazioni che la usano.

Search Console: controlla anche i metodi di verifica

Assicurati che una persona dell’azienda sia proprietaria verificata prima di rimuovere il vecchio fornitore. Un proprietario rimosso può verificare di nuovo la proprietà se un suo token rimane attivo. In Impostazioni, Utenti e autorizzazioni, controlla anche i token inutilizzati. Fai rimuovere al tecnico soltanto quelli pertinenti: alcuni possono servire anche ad altri prodotti Google. La documentazione sui proprietari di Search Console spiega come identificarli.

Analytics e Tag Manager: distingui amministrazione e operatività

In GA4, un Editor può modificare le impostazioni della proprietà ma non gestire gli utenti; serve un Amministratore al livello appropriato. Controlla inoltre gli accessi ereditati dall’account o dai gruppi: ridurre un ruolo sulla singola proprietà non elimina un’autorizzazione concessa più in alto. Consulta le regole di accesso di Analytics per assegnare i ruoli.

Se la proprietà GA4 si trova nell’account del fornitore, valuta lo spostamento della proprietà con chi amministra entrambi gli account, verificandone requisiti e limitazioni. Lo spostamento conserva dati dei report e ID del tag; la cronologia delle modifiche precedenti resta nell’account di origine, quindi documenta prima gli interventi rilevanti.

In Tag Manager il ruolo di amministratore dell’account e i permessi del contenitore sono distinti. Chi deve pubblicare necessita del permesso di pubblicazione. Google raccomanda almeno due amministratori attivi e una gestione interna all’organizzazione: verifica questa copertura prima di rimuovere gli accessi dell’agenzia. Le istruzioni sui permessi di Tag Manager distinguono lettura, modifica, approvazione e pubblicazione.

Report, connettori e profili locali

Per le dashboard registra separatamente proprietario del report, origine dati e credenziali del connettore. Nei report Data Studio, anche conosciuto come Looker Studio, il trasferimento di un’origine dati può lasciare in uso le credenziali precedenti. Verifica se il trasferimento è consentito fra gli account interessati e fai riconnettere l’origine al nuovo responsabile quando necessario, seguendo la procedura di trasferimento. Poi aggiorna il report e controlla che i dati siano ancora disponibili.

Se il progetto comprende il Profilo dell’attività su Google, identifica anche il proprietario principale. Solo lui può trasferire quel ruolo; i nuovi proprietari e gestori hanno limitazioni per i primi sette giorni. Tienine conto nel calendario, come indicato nelle regole di trasferimento del profilo.

Quali materiali chiedere all’agenzia uscente

Chiedi file modificabili e percorsi accessibili all’azienda. Per ogni consegna annota la versione, la data e la persona che può chiarire le decisioni. Un audit inviato mesi prima va accompagnato dallo stato delle raccomandazioni, altrimenti chi entra rischia di assegnare di nuovo lavori già conclusi.

• Strategia e ricerca delle parole chiave, con pagine di destinazione, mercati e priorità concordate.
• Audit e registro degli interventi, con problemi risolti o ancora aperti e motivi per cui alcune raccomandazioni non sono state applicate.
• Testi, brief, immagini e file sorgenti concordati, distinguendo bozze, contenuti approvati e pagine già pubblicate.
• Modifiche tecniche: redirect, regole di indicizzazione, dati strutturati e personalizzazioni, con riferimenti al codice o ai ticket.
• Attività di Digital PR e link building, se incluse: contatti utilizzabili, accordi, pubblicazioni, URL e impegni ancora aperti.
• Report ed esportazioni, definizioni degli eventi, filtri di analisi, progetti di monitoraggio e relative configurazioni.

Per lo storico usa la sequenza «data, URL, modifica, motivo, autore, verifica». In un esempio simulato: «18 ottobre, /servizi/manutenzione/, sostituito il modulo, richiesto il numero di impianti per qualificare i contatti, sviluppo interno, invio di test ricevuto nel CRM».

Segnala anche test interrotti e decisioni scartate. Se un contenuto non è stato pubblicato perché descrive un servizio non più offerto, conserva la motivazione accanto alla bozza. Per materiali o licenze di cui non è chiaro l’uso consentito, registra la questione e falla chiarire prima di riutilizzarli.

Come mantenere confrontabili i report

Chiedi alla nuova agenzia di ricostruire un report già chiuso usando le stesse fonti, metriche e condizioni. Conserva l’esportazione precedente e la configurazione del report con cui è stata prodotta. Se i valori non coincidono, chiarisci la differenza prima di usare il nuovo report per valutare un aumento o un calo.

In Analytics conserva l’ID della proprietà, la definizione del canale organico, gli eventi chiave e le date in cui sono cambiati tracciamento o consenso. Se il conteggio dei contatti passa dai clic sul pulsante agli invii completati, separa le due serie e indica da quando cambia la definizione. Per costruire gli indicatori di rendimento, prosegui con la guida su come misurare i risultati SEO.

Chi lavora sul sito durante il passaggio

Il referente interno concorda con entrambi i fornitori un momento preciso per il subentro e un elenco delle eccezioni. Per ciascuna attività aperta devono essere chiari esecutore, approvatore e persona che verifica l’esito. Il cliente può mantenere l’approvazione delle priorità anche quando la nuova agenzia coordina il lavoro operativo.

1. Registra le consegne mancanti e assegna il recupero

   Chi esce consegna materiali e stato delle attività. Il referente interno registra ciò che manca, chi deve fornirlo e la data prevista. Chi entra segnala quali mancanze impediscono di lavorare.

2. Fai verificare il progetto a chi subentra

   La nuova agenzia prova i permessi richiesti, apre i sorgenti e riproduce il report concordato. Una pubblicazione di prova si può eseguire in un ambiente di test; sul sito pubblico si applicano soltanto modifiche approvate.

3. Concorda il passaggio delle pubblicazioni

   Annota l’ultima modifica del fornitore uscente e da quale data e ora pubblica quello nuovo. Assegna le urgenze a un referente reperibile. Se restano lavori al vecchio fornitore, elenca gli URL coinvolti e il termine di ciascuno.

4. Chiudi gli accessi e ricontrolla

   Dopo l’accettazione delle consegne, chi amministra i sistemi rimuove i permessi non più necessari. Il nuovo responsabile controlla nuovamente sito, report e integrazioni che dipendevano da quegli accessi.

Se il cambio coincide con un rifacimento del sito o nuovi indirizzi, pianifica anche la migrazione SEO. Tieni distinti i relativi controlli: aver trasferito gli account non dimostra che redirect, contenuti e indicizzazione del nuovo sito funzionino.

Modello di passaggio di consegne SEO

Copia il modello in un documento dell’azienda e condividilo con i referenti coinvolti. Compila una scheda per ogni risorsa, consegna e attività. Per un’informazione assente, scrivi «da recuperare», il nome di chi la cercherà e la prossima data di verifica. Non inserire credenziali nel modello.

Quando il passaggio può considerarsi concluso

Il referente interno e chi subentra controllano insieme le prove registrate. Puoi distinguere «consegnato» da «verificato»: un file ricevuto ma non apribile richiede ancora un intervento. Chiudi il passaggio quando queste condizioni sono soddisfatte:

• L’azienda controlla gli account necessari e la nuova agenzia ha provato i ruoli concordati.
• I materiali ricevuti sono accessibili e ogni mancanza residua ha un responsabile e una scadenza.
• Il report di riferimento è riproducibile oppure le differenze sono spiegate e registrate.
• Le attività aperte hanno una prossima azione assegnata e nessuna pubblicazione rimane senza responsabile.
• Dopo la revoca dei vecchi accessi, le pagine coinvolte, i moduli e i report continuano a funzionare.

Se manca un accesso indispensabile o un report smette di aggiornarsi, mantieni aperta quella parte della consegna e assegna il recupero al suo amministratore. Se il vecchio fornitore non risponde, raccogli ID degli account e prove del controllo aziendale, usa le procedure di recupero della singola piattaforma e coinvolgi il referente del contratto per le consegne non ricevute. La nuova agenzia deve sapere quali attività può iniziare e quali restano bloccate.

Fissa infine la prima revisione delle attività dopo il subentro. Parti dai lavori rimasti aperti e dai controlli che non hanno ancora un esito; aggiorna il registro con quanto è stato risolto e con le decisioni successive.