Van SEO-bureau veranderen: zo regel je de overdracht

Welk probleem moet de overstap oplossen?

Maak de reden voor je overstap concreet. “We zien geen resultaat” kan betekenen dat afgesproken werk nooit online is gezet, bezoekers niet bij je aanbod passen of aanvragen geen klanten opleveren. Vraag het huidige bureau per afgesproken activiteit om de bijbehorende URL’s, datums en gegevens. Houd problemen met de uitvoering, de metingen en de resultaten uit elkaar.

Loopt het werk vast omdat niemand binnen je bedrijf teksten goedkeurt of een ontwikkelaar beschikbaar stelt? Regel dat voordat het nieuwe bureau begint. Ontbreekt bij het huidige bureau de kennis om met een complex productaanbod of buitenlandse markten te werken, neem die ervaring dan op in je selectiecriteria. De gids over een SEO-bureau kiezen helpt je kandidaten te vergelijken.

Bespreek vóór het plannen van de overstap de deadlines, afgesproken opleveringen en nog te betalen werkzaamheden met degene die je contract beheert. Noteer ook welke licenties of diensten stoppen zodra de samenwerking eindigt. De gids over SEO-kosten en offertes helpt je de kosten per soort werk te beoordelen. Controleer de voorwaarden voor beëindiging in je eigen overeenkomst.

Wie beheert je accounts?

Maak een overzicht met een regel per systeem. Vermeld het ID of de URL, de accounthouder, de beheerder binnen je bedrijf, de huidige gebruikers en de rol die het nieuwe team nodig heeft. Een link naar een dashboard zegt nog niets over je rechten om gebruikers te beheren of een account te herstellen. Laat je interne aanspreekpunt met het eigen profiel inloggen en de rechten controleren.

Nodig iedereen persoonlijk uit en geef de rechten die voor het werk nodig zijn. Verwijs in het gedeelde document naar de juiste vermelding in de zakelijke wachtwoordmanager. Plak er geen wachtwoorden of herstelcodes in. Ondersteunt een dienst geen afzonderlijke logins, laat dan je technisch beheerder de overdracht regelen. Controleer welke koppelingen dezelfde inloggegevens gebruiken voordat je die wijzigt.

Search Console: controleer ook de eigendomsverificatie

Zorg dat iemand binnen je bedrijf geverifieerd eigenaar is voordat je het oude bureau verwijdert. Een verwijderde eigenaar kan zich opnieuw verifiëren zolang diens token nog aanwezig is. Kijk daarom ook bij Niet-gebruikte eigendomstokens, onder Instellingen, Gebruikers en rechten. Laat je technisch beheerder alleen de betreffende tokens verwijderen: sommige worden ook door andere Google-producten gebruikt. Google legt in de documentatie over Search Console-rechten uit hoe je ze herkent.

Analytics en Tag Manager: beheer vraagt om andere rechten dan bewerken

In GA4 kan een Bewerker de property-instellingen aanpassen, maar geen gebruikers beheren. Daarvoor is de rol Beheerder op het juiste niveau nodig. Controleer ook rechten die iemand via het account of een gebruikersgroep heeft gekregen. Een lagere rol op één property heft ruimere rechten op accountniveau niet op. Gebruik de uitleg over toegang in Analytics bij het toewijzen van rollen.

Staat je GA4-property in het account van het bureau, bespreek dan met de beheerders van beide accounts of je de property kunt verplaatsen. Controleer eerst de voorwaarden en beperkingen. De rapportagegegevens en het tag-ID blijven behouden. De eerdere wijzigingsgeschiedenis blijft in het oorspronkelijke account staan, dus leg relevante wijzigingen vast voordat je de property verplaatst.

In Tag Manager staan de rol van accountbeheerder en de rechten voor een container los van elkaar. Wie tags publiceert, heeft het recht Publiceren nodig. Google raadt aan om minstens twee actieve beheerders te hebben en het account door iemand binnen je eigen organisatie te laten beheren. Regel dat voordat je het bureau verwijdert. De uitleg over Tag Manager-rechten beschrijft het verschil tussen lezen, bewerken, goedkeuren en publiceren.

Dashboards, datakoppelingen en je bedrijfsprofiel

Noteer bij elk dashboard wie het rapport bezit, welke gegevensbron het gebruikt en met wiens inloggegevens die bron is gekoppeld. In Data Studio, ook bekend als Looker Studio, kunnen de inloggegevens van de vorige eigenaar actief blijven na een overdracht. Controleer of overdracht tussen deze accounts mogelijk is en laat de nieuwe eigenaar de bron zo nodig opnieuw koppelen. Volg de instructies voor het overdragen van eigendom en vernieuw daarna het rapport om te controleren of het nog gegevens ophaalt.

Beheert het bureau ook je Google-bedrijfsprofiel, controleer dan wie de hoofdeigenaar is. Alleen die persoon kan het primaire eigendom overdragen. Nieuwe eigenaren en beheerders hebben de eerste zeven dagen beperkte mogelijkheden. Houd daar rekening mee in de planning en raadpleeg de regels voor overdracht van een bedrijfsprofiel.

Welke bestanden vraag je bij het huidige bureau op?

Vraag om bewerkbare bestanden op een locatie waar je bedrijf toegang toe heeft. Noteer per oplevering de versie, de datum en wie de gemaakte keuzes kan toelichten. Vraag bij een audit van enkele maanden geleden ook naar de status van de aanbevelingen. Zo voorkom je dat het nieuwe team werk inplant dat al is afgerond.

• Strategie en zoekwoordenonderzoek, met doelpagina’s, markten en afgesproken prioriteiten.
• Audits en een wijzigingslogboek met opgeloste en openstaande problemen. Vermeld ook waarom aanbevelingen niet zijn uitgevoerd.
• Afgesproken teksten, briefings, afbeeldingen en bronbestanden. Maak onderscheid tussen concepten, goedgekeurde inhoud en gepubliceerde pagina’s.
• Technische wijzigingen, zoals redirects, indexeringsregels, gestructureerde gegevens en maatwerk, met verwijzingen naar code of tickets.
• Werk voor digital PR en linkbuilding, als dat bij de opdracht hoort: bruikbare contacten, afspraken, publicaties, URL’s en lopende verplichtingen.
• Rapportages en exports, definities van gebeurtenissen, analysefilters, projecten voor zoekwoordmonitoring en bijbehorende instellingen.

Houd voor het wijzigingslogboek deze volgorde aan: datum, URL, wijziging, reden, uitvoerder en controle. Bijvoorbeeld in een fictief project: “18 oktober; /diensten/onderhoud/; formulier vervangen; veld voor het aantal installaties toegevoegd om aanvragen te beoordelen; interne ontwikkelaar; testinzending ontvangen in het CRM.”

Bewaar ook de reden voor afgebroken tests of afgewezen voorstellen. Is een concept nooit gepubliceerd omdat het een dienst beschrijft die je niet meer aanbiedt, zet die toelichting dan bij het bestand. Noteer onduidelijkheden over gebruiksrechten of licenties en laat ze oplossen voordat je het materiaal opnieuw gebruikt.

Hoe houd je rapportages vergelijkbaar?

Laat het nieuwe bureau een afgeronde rapportage opnieuw samenstellen met dezelfde bronnen, statistieken en instellingen. Bewaar de oorspronkelijke export en de rapportage-instellingen waarmee die is gemaakt. Verklaar verschillen voordat je de nieuwe cijfers gebruikt om groei of een daling te beoordelen.

Bewaar in Analytics het property-ID, de definitie van het organische kanaal, de belangrijke gebeurtenissen en de datums waarop metingen of toestemmingsinstellingen zijn veranderd. Tel je eerst klikken op een knop en later voltooide aanvragen, houd die reeksen dan apart en leg vast wanneer de definitie veranderde. De gids over SEO-resultaten meten helpt je geschikte indicatoren te kiezen.

Wie werkt tijdens de overstap aan de site?

Laat je interne aanspreekpunt met beide bureaus een exact overnamemoment afspreken en eventuele uitzonderingen vastleggen. Bepaal voor elke openstaande taak wie die uitvoert, wie toestemming geeft en wie het resultaat controleert. Je bedrijf kan de prioriteiten blijven goedkeuren terwijl het nieuwe bureau de uitvoering coördineert.

1. Noteer wat ontbreekt en wie het aanlevert

   Het huidige bureau levert bestanden en een overzicht van de taakstatussen aan. Je interne aanspreekpunt registreert wat ontbreekt, wie het moet aanleveren en wanneer. Het nieuwe team geeft aan welke ontbrekende onderdelen het werk blokkeren.

2. Laat het nieuwe bureau de oplevering controleren

   Het nieuwe bureau test de benodigde rechten, opent de bronbestanden en maakt de afgesproken rapportage opnieuw. Publiceren kan het in een testomgeving uitproberen. Op de live site komen alleen goedgekeurde wijzigingen.

3. Leg vast wie vanaf wanneer publiceert

   Leg de laatste wijziging van het oude bureau vast en noteer vanaf welke datum en tijd het nieuwe team publiceert. Wijs voor spoedgevallen een bereikbaar aanspreekpunt aan. Rondt het oude bureau nog werk af, vermeld dan de betrokken URL’s en de deadline per taak.

4. Trek overbodige rechten in en controleer opnieuw

   Zodra de opleveringen zijn geaccepteerd, verwijderen de systeembeheerders rechten die niet meer nodig zijn. Het nieuwe aanspreekpunt controleert daarna opnieuw de site, rapportages en koppelingen die van die toegang afhankelijk waren.

Valt de overstap samen met een nieuwe website of andere URL’s, plan dan ook de SEO-migratie. Controleer daarbij afzonderlijk de redirects, inhoud en indexering van de nieuwe site. Alleen de accounts overdragen is daarvoor niet voldoende.

Sjabloon voor de SEO-overdracht

Kopieer het sjabloon naar een document van je bedrijf en deel het met de betrokkenen. Maak voor ieder account, iedere oplevering en iedere taak een afzonderlijk blok. Ontbreekt informatie, noteer dan “nog op te vragen”, wie dat doet en de volgende controledatum. Zet geen inloggegevens in het sjabloon.

Wanneer is de overdracht afgerond?

Laat je interne aanspreekpunt en het nieuwe bureau het vastgelegde bewijs samen nalopen. Houd “ontvangen” en “gecontroleerd” apart: een bestand dat binnen is maar niet opent, vraagt nog om actie. Rond de overdracht af als aan deze voorwaarden is voldaan:

• Je bedrijf beheert de benodigde accounts en het nieuwe bureau heeft de afgesproken rollen getest.
• De aangeleverde bestanden zijn toegankelijk. Voor alles wat nog ontbreekt, zijn een verantwoordelijke en een deadline vastgelegd.
• Het referentierapport kan opnieuw worden samengesteld, of de verschillen zijn verklaard en vastgelegd.
• Voor elke openstaande taak is de volgende actie toegewezen. Voor iedere publicatie is iemand verantwoordelijk.
• De betrokken pagina’s, formulieren en rapportages werken nog nadat de oude rechten zijn ingetrokken.

Ontbreekt noodzakelijke toegang of haalt een rapport geen nieuwe gegevens meer op, houd dat deel van de overdracht dan open en laat de beheerder het oplossen. Reageert het oude bureau niet, verzamel dan account-ID’s en bewijs dat de accounts bij je bedrijf horen. Gebruik de herstelprocedure van het betreffende platform en betrek je contractbeheerder bij ontbrekende opleveringen. Laat het nieuwe bureau weten welk werk het kan starten en wat nog geblokkeerd is.

Plan de eerste werkbespreking na de overstap. Begin met openstaande taken en controles waarvan de uitkomst nog ontbreekt. Werk het logboek bij met opgeloste punten en nieuwe besluiten.