Michele Eccher
W tym poradniku
Budżet na stronę obejmuje jej zbudowanie i późniejsze utrzymanie. Żeby oferty dało się porównać, przyjmij w każdej tę samą liczbę podstron, te same układy, te same wymagania wobec treści i te same funkcje, a za abonamenty i utrzymanie licz ten sam okres. Dziesięć podstron z gotowymi tekstami to inna praca niż dziesięć podstron, które trzeba jeszcze napisać, zaprojektować i połączyć z systemem do zarządzania relacjami z klientami (CRM).
Weźmy firmę w Polsce, która planuje nową stronę: 12 podstron po polsku, pięć układów i formularz kontaktowy połączony z CRM. Obliczymy koszt budowy oraz łączny koszt po 12 i po 36 miesiącach. Tę samą metodę zastosujesz do ilości, waluty, stawek i rozliczeń podatkowych z własnych ofert.
Co obejmuje opłata za platformę?
Niska opłata miesięczna może obejmować hosting, czyli infrastrukturę, dzięki której strona jest dostępna w sieci, albo dostęp do kreatora stron. Teksty, projekt graficzny, wgranie treści i połączenie z systemami firmy powinny mieć osobne pozycje w ofercie albo być wprost wymienione w cenie projektu.
Reklamowana miesięczna cena hostingu bywa średnią z całego okresu umowy. Wtedy opłata za cały okres jest płatna z góry, cena po przedłużeniu jest wyższa, a domena i skrzynki pocztowe są bezpłatne tylko w pierwszym roku. Cena miesięczna nie oznacza więc płatności w ratach miesięcznych. Przed zakupem sprawdź kwotę do zapłaty od razu, okres umowy, łączny koszt przedłużenia, podatki i opłaty za usługi, które przestają być bezpłatne.
W przykładowym projekcie poniżej hosting jest policzony osobno, a w budżecie jest też praca przy budowie strony. Jeśli potrzebujesz tylko jednej strony pod kampanię, porównaj landing page z pełną stroną internetową.
Ustal podstrony, układy, wersje językowe i funkcje
Szablon to układ używany wielokrotnie: cztery podstrony usług mogą mieć tę samą strukturę, ale własne teksty. Policz osobno podstrony do opublikowania, z których każda ma własny adres URL, i układy do zaprojektowania. Przy każdej treści ustal, kto ją napisze, wgra i zatwierdzi.
| Nasza przykładowa strona | Ilości i odpowiedzialność |
|---|---|
| Podstrony i układy | 12 adresów URL: strona główna, o nas, kontakt, cztery usługi, trzy case studies, polityka prywatności i polityka cookies. Pięć układów: strona główna, strona z tekstem (o nas i strony prawne), kontakt, usługa i case study. |
| Wersje językowe i materiały | Tylko po polsku. Wykonawca pisze teksty marketingowe do 10 podstron na podstawie materiałów klienta i wywiadów, a teksty na dwie strony prawne dostarcza klient. W cenie jest dopasowanie 10 istniejących zdjęć, a nowych sesji zdjęciowych cena nie obejmuje. |
| System zarządzania treścią (CMS) | Dwie role: administrator i redaktor. Redaktorzy mogą aktualizować usługi i case studies. Własny proces zatwierdzania treści nie wchodzi w zakres. |
| Funkcje i integracje | Jeden formularz kontaktowy połączony z CRM, z którego firma już korzysta, z ważną licencją i dokumentacją API. Wykonawca i klient ustalają pola formularza, obsługę błędów i sposób postępowania z duplikatami zgłoszeń. Strefy dla członków i płatności są poza zakresem. |
| Poprawki i uruchomienie | Klient przekazuje zbiorcze uwagi w jednej rundzie do tekstów i w jednej do projektu. Cena obejmuje poprawienie wszystkiego, co nie spełnia uzgodnionych wymagań, wgranie treści, szkolenie i przekazanie projektu. To nowa strona, więc nie ma starych adresów URL do migracji. |
Druga wersja językowa to 12 kolejnych podstron do zlokalizowania i sprawdzenia. Tych samych pięć układów można wykorzystać ponownie, jeśli struktura i funkcje się nie zmieniają, ale teksty, nawigacja, metadane i testy w nowym języku nadal wymagają osobnego budżetu. Nowa funkcja, na przykład rezerwacja z dostępnością w czasie rzeczywistym, potrzebuje własnej specyfikacji i wyceny.
Przy istniejącej stronie najpierw rozstrzygnij, czy potrzebny jest redesign, czy przebudowa od podstaw. Jeśli adresy URL podstron się zmienią, zaplanuj budżet na prace związane z migracją SEO. Sklep internetowy wymaga ponadto katalogu produktów, koszyka, płatności i innych funkcji sprzedażowych. Wszystko to wykracza poza ten przykład.
Przykładowa oferta: 140 godzin, 8400 zł
Załóżmy, że wykonawca szacuje uzgodniony zakres na 140 godzin po 60 zł za godzinę. Budowa kosztuje wtedy 8400 zł, bez opłat cyklicznych, VAT i innych kosztów. Godziny i stawki są założeniami na potrzeby przykładu. Zastąp je liczbami z własnej oferty.
| Wliczona praca | Godziny × stawka | Kwota |
|---|---|---|
| Analiza, mapa strony i zatwierdzone wymagania | 10 × 60 zł | 600 zł |
| Napisanie i redakcja tekstów marketingowych do 10 podstron | 20 × 60 zł | 1200 zł |
| Ścieżki użytkowników, pięć układów i projekt mobilny | 24 × 60 zł | 1440 zł |
| Wykonanie układów i konfiguracja CMS | 40 × 60 zł | 2400 zł |
| Formularz kontaktowy i integracja z CRM | 12 × 60 zł | 720 zł |
| Wgranie tekstów i 10 dostarczonych zdjęć | 12 × 60 zł | 720 zł |
| Testy, poprawki, szkolenie i uruchomienie | 14 × 60 zł | 840 zł |
| Koordynacja projektu i akceptacje | 8 × 60 zł | 480 zł |
| Suma jednorazowa | 140 × 60 zł | 8400 zł |
Przyjmijmy też, że pracownicy firmy poświęcą kolejne 18 godzin na wywiady, zbieranie materiałów i akceptacje. Jeśli firma wycenia ten czas na 30 zł za godzinę, jej wkład własny jest wart 540 zł. Dzięki temu można porównać oferty, które wymagają od klienta różnego zaangażowania. Wykazuj tę kwotę osobno, poza fakturami wystawianymi przez wykonawcę.
Możliwy harmonogram tego projektu to sześć tygodni: analiza w pierwszym tygodniu, teksty i projekt w tygodniu drugim i trzecim, wykonanie i wgrywanie treści w czwartym i piątym, testy i przekazanie w szóstym. Harmonogram zakłada, że materiały są gotowe na starcie, a klient odpowiada na każdą prośbę o akceptację w ciągu dwóch dni roboczych. Spóźnione materiały lub uwagi przesuną termin realizacji.
Ile kosztuje strona w ciągu 12 lub 36 miesięcy?
Na pierwsze 36 miesięcy po uruchomieniu zakładamy stałe ceny. Kwota 8400 zł pokrywa budowę, a hosting, licencje i utrzymanie dochodzą od pierwszego roku. Firma ma już CRM i nie musi go dokupować, dlatego jej obecny abonament CRM nie wchodzi do porównania ofert.
| Założone koszty cykliczne | Co 12 miesięcy | W ciągu 36 miesięcy |
|---|---|---|
| Hosting, kopie zapasowe i monitoring | 240 zł | 720 zł |
| Domena | 20 zł | 60 zł |
| Licencje na formularz i zarządzanie zgodami | 100 zł | 300 zł |
| Utrzymanie: 1,5 godziny miesięcznie × 60 zł | 1080 zł | 3240 zł |
| Suma kosztów cyklicznych | 1440 zł | 4320 zł |
W tym przykładzie 18 godzin utrzymania rocznie obejmuje aktualizacje, kontrolę kopii zapasowych, testy przywracania i drobne poprawki. Nowe podstrony, nowe integracje i praca ponad wliczone godziny wymagają osobnych wycen. Umowa powinna określać, jak często wykonuje się poszczególne zadania, jakie obowiązują czasy reakcji, jak traktuje się pilne zgłoszenia i ile kosztuje dodatkowa godzina.
| Przykładowa suma netto | 12 miesięcy po uruchomieniu | 36 miesięcy po uruchomieniu |
|---|---|---|
| Budowa + usługi i utrzymanie | 8400 zł + 1440 zł = 9840 zł | 8400 zł + 4320 zł = 12 720 zł |
| Z początkowymi 18 godzinami czasu pracowników | 9840 zł + 540 zł = 10 380 zł | 12 720 zł + 540 zł = 13 260 zł |
Firma może odłożyć jeszcze 840 zł, czyli 10% kosztu budowy, na zmiany zatwierdzone w trakcie projektu. Ta rezerwa nie wchodzi do sum: staje się wydatkiem dopiero wtedy, gdy dodatkowa praca zostanie zatwierdzona i wykonana. Funkcje, o których już wiesz, że są Ci potrzebne, powinny trafić do pierwotnej oferty, z własnym budżetem.
Żeby pokazać faktyczne płatności w tym przykładzie, zakładamy 23% podatku od towarów i usług (VAT) na każdej fakturze wykonawcy i brak innych opłat. Portal Your Europe podaje 23% jako podstawową stawkę VAT w Polsce. To założenie podatkowe dotyczy transakcji w Polsce i nie mówi, ile zapłaci klient z zagranicy. Sposób opodatkowania potwierdź z wykonawcą. Czasu pracowników wykonawca nie fakturuje, więc nie wchodzi on do tego rachunku VAT.
| Proponowany harmonogram płatności w pierwszym roku | Netto | Z założonym VAT 23% |
|---|---|---|
| Przy podpisaniu umowy: 30% kosztu budowy | 2520 zł | 3099,60 zł |
| Przy akceptacji projektu: 40% | 3360 zł | 4132,80 zł |
| Przy odbiorze gotowej strony: 30% | 2520 zł | 3099,60 zł |
| Przy uruchomieniu: 12 miesięcy hostingu, domeny i licencji | 360 zł | 442,80 zł |
| Utrzymanie w miesiącach od 1 do 12 po uruchomieniu | 12 × 90 zł = 1080 zł | 12 × 110,70 zł = 1328,40 zł |
| Suma płatności w pierwszym roku | 9840 zł | 12 103,20 zł |
W ciągu 36 miesięcy założony VAT dodaje 2925,60 zł do 12 720 zł opłat dla wykonawców, co daje łącznie 15 645,60 zł płatności. Gdyby cała rezerwa 840 zł została wydana przy tej samej stawce, do zapłaty byłoby jeszcze 1033,20 zł. Jeśli abonament jest opłacany z góry za kilka lat, zapisz zarówno okres, który obejmuje, jak i kwotę płatną od razu. Niski średni koszt roczny nadal może oznaczać wysoką płatność na początku.
Dolicz brakującą pracę, zanim porównasz oferty
O każde wymagane zadanie zapytaj, czy jest wliczone, a jeśli nie, ile kosztuje jego dodanie. Brakujące ceny zdobądź, zanim zaczniesz porównywać sumy. Załóżmy, że oferta A zaczyna się od 6500 zł, a oferta B obejmuje całą pracę z naszego przykładu za 8400 zł.
| Prace i koszty netto | Oferta A | Oferta B |
|---|---|---|
| Pierwotna cena z oferty | 6500 zł | 8400 zł |
| Napisanie tekstów do 10 podstron | Poza ceną: +1200 zł | W cenie |
| Wgranie treści | Poza ceną: +720 zł | W cenie |
| Połączenie formularza z CRM | Poza ceną: +720 zł | W cenie |
| Suma za tę samą pracę | 9140 zł | 8400 zł |
| 36 miesięcy utrzymania, jednakowo w obu | 4320 zł | 4320 zł |
| Zapłacone wykonawcom w ciągu 36 miesięcy | 13 460 zł | 12 720 zł |
Po doliczeniu tekstów, wgrania treści i integracji z CRM oferta A rośnie do 9140 zł. Jeśli obie oferty spełniają te same wymagania i mają te same koszty bieżące, A i tak jest droższa o 740 zł w ciągu 36 miesięcy. Jeśli teksty i wgrywanie treści chcesz przejąć we własnym zakresie, usuń te pozycje z kosztów wykonawcy i oszacuj potrzebny czas pracowników. Sprawdź, czy zespół będzie miał czas w terminie, na który zaplanowano prace.
Sprawdź też warunki licencji, limity ruchu lub użycia, ceny przedłużenia, rundy poprawek i okres wliczonego wsparcia. Poproś o pokaz CMS i integracji z CRM. Zobaczysz wtedy, kto może aktualizować stronę i co się dzieje, gdy wysłanie formularza się nie powiedzie.
Jak kontrolować dodatkowe koszty w każdym modelu rozliczeń
| Model rozliczeń | Co warto uzgodnić |
|---|---|
| Stała cena projektu | Dołącz listę podstron, funkcji i dostarczonych materiałów, a także rundy poprawek i testy odbiorowe. Określ, które wady wykonawca usuwa w ramach uzgodnionej ceny. |
| Rozliczenie godzinowe | Uzgodnij stawki dla każdego specjalisty, raportowanie czasu i limit wydatków. Ustal, od jakiego momentu wykonawca ma wstrzymać prace i poprosić o zgodę na dalsze. |
| Płatna analiza przed wdrożeniem | Określ opłatę i rezultaty: mapę strony, wymagania i dokumentację. Wyjaśnij, czy możesz użyć ich do zapytań ofertowych u innych wykonawców. |
| Abonament lub stały zespół | Zapytaj o opłatę wdrożeniową, minimalny okres umowy, wliczone godziny, stawki za dodatkowe godziny, koszty usług zewnętrznych i warunki rezygnacji. |
Jeśli w trakcie prac pojawi się potrzeba drugiej wersji językowej lub kalendarza rezerwacji, poproś o pisemny opis dodatkowej pracy, jej ceny, nowych opłat cyklicznych i zmienionego terminu realizacji. Zatwierdź zmianę, zanim praca się zacznie. Jeśli uzgodniona funkcja nie działa, domagaj się naprawy w ramach umowy. Wada nie jest nowym zleceniem opłacanym z rezerwy.
Napisz brief, który ułatwi porównanie ofert
Opisz stronę w briefie i wyślij wszystkim wykonawcom tę samą wersję. Na podstawie odpowiedzi porównasz zakres, opłaty cykliczne, harmonogram płatności i testy odbiorowe. Jeśli wymagana praca jest poza zakresem oferty, a nie znasz jej ceny, dopytaj, zanim wybierzesz ofertę.
Co dołączyć do zapytania
- Cel strony, grupa odbiorców i działanie, które ma wykonać odwiedzający, oraz problemy obecnej strony.
- Lista podstron według układu i wersji językowej, dostępne teksty i zdjęcia oraz osoba, która przygotuje i zatwierdzi brakujące materiały.
- Wymagane funkcje i sposób ich działania, systemy do połączenia wraz z dokumentacją oraz osoby, które będą korzystać z CMS.
- Dostępny budżet, termin wraz z uzasadnieniem, czas na akceptacje, wymagania dotyczące dostępności i ograniczenia techniczne.
- Okres do porównania kosztów, przedłużenia, podatki i inne opłaty, terminy płatności, wsparcie i materiały przekazywane na koniec.
Brief możesz też przesłać do Qreativa i poprosić o wycenę projektu i wdrożenia strony internetowej. Napisz, czy projekt graficzny, treści i wdrożenie mają się mieścić w jednym projekcie.
Najczęstsze pytania o koszt strony
Czy mogę zrobić stronę w darmowych narzędziach?
Możesz zacząć od darmowego oprogramowania lub bezpłatnego planu. Sprawdź, czy obsługuje potrzebne funkcje, własną domenę i eksport danych. Zaplanuj czas na naukę narzędzia, przygotowanie treści i wprowadzanie aktualizacji. Jeśli wymagana funkcja jest dostępna dopiero w płatnym planie, zanim zbudujesz stronę na tej platformie, sprawdź cenę, warunki przedłużenia i limity użycia.
Co stanie się z moją stroną, jeśli zrezygnuję z abonamentu?
Umowa powinna rozróżniać płatność za zbudowanie strony od płatności za korzystanie z platformy. Przed podpisaniem zapytaj, jakie dane i pliki możesz wyeksportować i w jakich formatach, ile kosztowałaby przeprowadzka i co przestanie działać po zakończeniu płatności. Zostaw sobie dość czasu na przeniesienie strony, zanim zamkniesz konta.
Czy SEO w projekcie strony gwarantuje wysokie pozycje?
Zapytaj, jakie zadania są wliczone, na przykład struktura podstron, tytuły i meta opisy, kontrola możliwości indeksowania, linkowanie wewnętrzne i odpowiednie dane strukturalne. Pomagają one wyszukiwarkom zrozumieć stronę, ale nie gwarantują pozycji ani liczby zapytań. Treści, promocja i analiza po uruchomieniu wymagają osobnego zakresu i budżetu.
