Ile kosztuje prowadzenie social mediów? Jak porównać oferty

Co powinna zawierać oferta na social media

Przy każdym zadaniu oferta powinna wskazywać, kto je wykonuje i czy jest wliczone w opłatę, czy rozliczane osobno. Jeśli to Ty dostarczasz teksty, zdjęcia lub nagrania, ustal też termin ich przekazania. Przygotowanie materiału wymaga innego nakładu pracy niż opublikowanie gotowego.

Strategia wstępna określa grupę odbiorców, cele i rolę każdego kanału. Planowanie miesięczne zamienia te decyzje w tematy, formaty i terminy publikacji. Jeśli takiego kierunku jeszcze nie ma, zacznij od poradnika o strategii social media.

Materiały oryginalne i adaptacje: co zmienia cenę

Poproś wykonawców, żeby osobno podali liczbę materiałów oryginalnych i liczbę postów we wszystkich kanałach. Osiem materiałów na Instagramie i cztery adaptacje na LinkedIn dają dwanaście postów, ale oryginałów nadal jest osiem. Adaptacja też zajmuje czas, gdy zmienia się tekst, proporcje obrazu, okładka lub wezwanie do działania. Ta praca powinna znaleźć się w ofercie.

Zdefiniuj, co uznajesz za poprawkę. Dostosowanie materiału do zaakceptowanego briefu to coś innego niż prośba o nowy koncept, więcej nagrań albo promocję innej oferty. Poproś o przykłady w ofercie, o stawki za dodatkowe prace i o wskazanie osoby, która może je zatwierdzić.

Przykładowa miesięczna oferta: zadania, godziny i opłaty

Załóżmy, że firma ma już przydatne zdjęcia i nagrania i chce publikować w jednym języku w dwóch kanałach. Co miesiąc wykonawca przygotowuje cztery posty z pojedynczą grafiką, dwie karuzele do pięciu slajdów każda i dwa filmy do 30 sekund każdy. Wszystkie osiem oryginałów trafia na Instagram, a cztery pojedyncze grafiki są adaptowane na LinkedIn. Razem daje to dwanaście postów. Relacje, nagrania na miejscu i płatne kampanie nie wchodzą w zakres.

W tym przykładzie na napisanie ośmiu opisów przewidziano cztery godziny, na zaprojektowanie czterech grafik i dwóch karuzel sześć godzin, a na montaż dwóch filmów cztery godziny. Wykonawca musiałby zmienić wycenę, gdyby dostarczone materiały trzeba było przerabiać od nowa albo filmy wymagały animacji i obszernych nagrań wywiadów. Wszystkie obliczenia opierają się na założonej stawce 50 zł za godzinę. To przykładowy projekt, nie oferta Qreativa.

Cztery godziny community managementu to półgodzinna kontrola komentarzy i wiadomości w każdy poniedziałek i piątek przez cztery tygodnie. Daje to osiem kontroli. W miesiącach z pięcioma poniedziałkami lub pięcioma piątkami ustal, które terminy są objęte obsługą. Przy układaniu harmonogramu określ też strefę czasową. Osoba, która napisze poza tymi oknami, może czekać na odpowiedź aż do następnej kontroli. Zgłoszenia do obsługi klienta i sprawy wrażliwe trafiają do wyznaczonej osoby kontaktowej w firmie.

Pierwszy miesiąc obejmuje więc 36 godzin i 1800 zł opłat. Od drugiego miesiąca to 30 godzin i 1500 zł. W tym przykładzie klient dostarcza materiały pięć dni roboczych przed pierwszym postem i przesyła jedną zbiorczą rundę uwag w ciągu dwóch dni roboczych od otrzymania wersji roboczej. Jeśli klient nie odpowie, obie strony ustalają nowy termin. Publikacja czeka na akceptację.

Ile zapłacisz przy wdrożeniu i w kolejnych miesiącach

W wyliczeniu płatności przykład zakłada, że do opłat za usługi dochodzi 23% podatku od towarów i usług (VAT) i nie ma innych opłat. Narzędzie klient kupuje bezpośrednio, za 30 zł miesięcznie razem z ewentualnymi podatkami. Reklamy, twórcy, nowe licencje i koszty podróży pozostają poza planem. Jeśli ich potrzebujesz, dolicz je do budżetu. Zamiast przyjmować założenie o VAT z tego przykładu, poproś wykonawcę, żeby wskazał w ofercie podatki i opłaty, które faktycznie dotyczą Twojej transakcji.

Jeśli płacisz co miesiąc z góry, na początek potrzebujesz 2244 zł, a na każdy z kolejnych dwóch miesięcy 1875 zł, czyli łącznie 5994 zł. W tym przykładzie podatek jest częścią kwoty, którą płacisz wykonawcy. To, czy firma może go odliczyć, zależy od jej sytuacji podatkowej. Portal Twoja Europa wyjaśnia unijne zasady i stawki VAT. Poproś wykonawcę, żeby osobno wykazał opłatę przed podatkiem, obowiązujące podatki, inne opłaty i końcową kwotę do zapłaty.

Czas własnego zespołu policz osobno. Jeśli osoba kontaktowa w firmie poświęca trzy godziny miesięcznie przy koszcie wewnętrznym 35 zł za godzinę, ta praca kosztuje 105 zł. Uwzględnij ją przy porównaniu opcji, nawet jeśli mieści się w pensji tej osoby i nie trzeba nic dopłacać. Jeśli rozważasz zatrudnienie pracownika, przyjmij rzeczywisty całkowity koszt pracodawcy i dodaj narzędzia, szkolenia i zewnętrzne wsparcie.

Freelancer, agencja i zespół wewnętrzny: porównanie

Porównuj te same dostarczane materiały w tym samym okresie. Agencja może przydzielić kilku specjalistów, więc zapytaj, kto wykonuje pracę i kto zastępuje Twoją główną osobę kontaktową. W przypadku freelancera ustal, które zadania musi przejąć inny wykonawca. W modelu hybrydowym przekaż własnemu zespołowi tylko te prace, na które ma czas i umiejętności.

Oferta B kosztuje w pierwszym miesiącu 1600 zł, a oferta A razem z wdrożeniem 1800 zł. Od drugiego miesiąca A jest tańsza o 100 zł. Po trzech miesiącach opłaty w obu wynoszą po 4800 zł. Przy tym samym założeniu dotyczącym VAT i tym samym koszcie narzędzia obie oferty to 5994 zł do zapłaty. Wtedy możesz porównać przydzielony zespół, przykłady prac i dostępność, do której wykonawca może się zobowiązać. Jeśli któreś z potrzebnych zadań nie ma jeszcze ceny, uzyskaj ją, zanim zaczniesz porównywać sumy.

Wyłączenia, prawa do materiałów i zasady przedłużenia

Jeśli dostarczasz zdjęcia lub nagrania, powiedz wykonawcy, jak wolno je wykorzystać i jakie obowiązują ograniczenia. Zgoda na publikację w kanałach firmy może nie obejmować reklamy ani zmian w materiale. Zanim zaplanujesz treści, sprawdź, czy zgoda obejmuje to, co chcesz z materiałem zrobić.

Jeśli planujesz dodać płatne kampanie, poradnik o kosztach Meta Ads wyjaśnia, jak oddzielić opłatę za prowadzenie kampanii od budżetu reklamowego. Ustal obie kwoty, zanim praca się rozpocznie.

Przegląd na koniec miesiąca: sprawdź pracę i zdecyduj, co zmienić

Porównaj wykonaną pracę z ustalonym zakresem, a potem oceń wyniki pod kątem celu kanału. Zasięg to liczba osób, które zobaczyły Twoje treści, a wizyty na stronie pokazują ruch w Twojej witrynie. Zapytania sprzedażowe i sprzedaż śledź osobno. Weźmy miesiąc, który kończy się takimi przykładowymi wynikami.

Przy stałej opłacie miesięcznej cztery dodatkowe godziny nie podnoszą automatycznie kwoty na fakturze. Przy 50 zł za godzinę kosztowałyby 200 zł przed VAT, ale każda dopłata musi wynikać z uzgodnionych warunków i procesu akceptacji. Dwie dodatkowe godziny osoby kontaktowej w firmie zwiększają szacowany koszt wewnętrzny o 2 × 35 zł = 70 zł.

Aby rozpoznawać wizyty z social mediów, dodaj do linków parametry UTM zgodnie ze wskazówkami Google Analytics. Zapytania ze strony i wiadomości prywatne zapisuj osobno, notując, w jaki sposób ustalono ich źródło. Jeśli ta sama osoba korzysta z obu kanałów, w sumie policz ją raz. Wpisz „brak danych”, gdy ich nie masz. Zero oznacza, że sprawdzono i nie znaleziono żadnych zapytań.

Ustal z działem sprzedaży, kiedy zapytanie jest wartościowe: powinno pasować do usług firmy i jej grupy odbiorców. Policz na przykład prośbę o wycenę usługi, którą oferujesz, a przychodzące oferty handlowe, zgłoszenia kandydatów do pracy i spam notuj osobno. Żeby ocenić przychód, musisz też wiedzieć, po których zapytaniach firma zyskała klientów i ile ci klienci kupili.

Jak poprosić o dwie oferty i je porównać

Przekaż obu wykonawcom ten sam brief i poproś każdego o rozbicie godzin i kosztów. Porównuj oferty dla tej samej liczby miesięcy, oddzielając dodatkowe opłaty cykliczne od jednorazowych. Sprawdź warunki i prowadź miesięczny zapis wykonanej pracy. Każdą brakującą cenę oznacz jako „do wyceny”. Zanim wyślesz zapytanie, ustal ilości, terminy i wyłączenia.

Możesz napisać: „Proszę o wycenę na okres i treści z mojego briefu. Proszę wskazać, jakie materiały muszę dostarczyć, ile rund poprawek jest w cenie oraz w jakie dni i o jakich godzinach będą obsługiwane komentarze i wiadomości. Proszę uwzględnić raportowanie, prawa do materiałów i wyłączone zadania. Proszę osobno wykazać opłatę miesięczną, wdrożenie, narzędzia, dodatki i podatki, wraz z kwotami do zapłaty i terminami płatności. Proszę o wskazanie wszystkiego, co trzeba wyjaśnić przed moją akceptacją.”