Quanto costa la gestione dei social media? Guida al preventivo

Che cosa deve comprendere il preventivo

Nel preventivo ogni attività dovrebbe avere un responsabile e un prezzo, oppure essere indicata tra quelle comprese nel canone. Se fornisci tu testi, foto o riprese, concorda anche quando consegnarli: produrre il materiale richiede un lavoro diverso dal pubblicarlo quando è già pronto.

La strategia iniziale definisce pubblico, obiettivi e ruolo dei canali. La pianificazione mensile traduce queste scelte in argomenti, formati e date di pubblicazione. Se manca ancora questa direzione, parti dalla guida alla strategia social.

Contenuti originali e adattamenti: che cosa fa cambiare il prezzo

Chiedi di distinguere i contenuti da creare dalle pubblicazioni sui singoli canali. Otto contenuti su Instagram e quattro adattamenti su LinkedIn fanno dodici pubblicazioni, ma gli originali restano otto. Anche adattare un contenuto richiede tempo se cambiano testo, proporzioni, copertina o invito all’azione: questa attività deve comparire nel preventivo.

Concorda anche che cosa conta come revisione: correggere un contenuto rispetto alle indicazioni approvate è diverso dal chiedere una nuova idea, altre riprese o un cambio dell’offerta da promuovere. Fai indicare nel preventivo alcuni esempi, il costo degli interventi aggiuntivi e chi può autorizzarli.

Un esempio di preventivo mensile: attività, ore e compenso

Immaginiamo un’attività che abbia già foto e riprese utilizzabili e voglia pubblicare in una lingua su due canali. Ogni mese il fornitore crea quattro immagini singole, due caroselli fino a cinque slide e due video fino a 30 secondi. Pubblica tutti gli otto originali su Instagram e adatta le quattro immagini a LinkedIn, per dodici pubblicazioni complessive. Il piano esclude stories, riprese sul posto e campagne pubblicitarie.

Per questo esempio stimiamo quattro ore per scrivere otto testi, sei per realizzare quattro immagini e due caroselli, quattro per montare i due video. Se il materiale va rifatto o i video richiedono animazioni e molte interviste, il fornitore dovrà rivedere la stima. Usiamo una tariffa ipotetica di 50 €/ora per tutte le attività, così da seguire il calcolo.

Le quattro ore di community servono a controllare commenti e messaggi per mezz’ora il lunedì e il venerdì, per quattro settimane. Sono otto controlli: nei mesi con cinque lunedì o cinque venerdì occorre concordare quali date includere. Chi scrive fuori da questi orari potrebbe attendere il controllo successivo. Le richieste di assistenza e le segnalazioni delicate vengono inoltrate al referente aziendale.

Il primo mese comprende quindi 36 ore e 1.800 € di compenso; dal secondo sono 30 ore e 1.500 €. Nell’esempio, il cliente consegna i materiali cinque giorni lavorativi prima della prima pubblicazione e raccoglie le correzioni in un’unica risposta entro due giorni lavorativi dalla bozza. Se non risponde, cliente e fornitore concordano una nuova data: la pubblicazione attende l’approvazione.

Quanto paghi all’avvio e nei mesi successivi

Per calcolare il totale da pagare, applichiamo al compenso dell’esempio un’IVA del 22%, senza altri oneri. Aggiungiamo uno strumento che il cliente acquista direttamente per 30 € al mese, già comprensivi di eventuali imposte. Pubblicità, creator, nuove licenze e trasferte restano fuori dal piano e andranno aggiunti al budget solo se richiesti.

Con pagamento anticipato mensile, occorre avere disponibili 2.226 € all’avvio e 1.860 € per ciascuno dei due mesi successivi: in tutto 5.946 €. L’IVA va inclusa nel denaro da versare al fornitore; l’eventuale detrazione dipende dalla posizione fiscale dell’azienda. Per il quadro generale puoi consultare le norme e aliquote IVA di Your Europe. Nell’offerta chiedi invece di distinguere imponibile, IVA, eventuali rivalse o altri oneri e importo finale.

Considera separatamente il tempo che deve dedicare la tua azienda. Se il referente impiega tre ore al mese e il suo costo interno è di 35 €/ora, il lavoro vale 105 €. È un costo da confrontare fra le alternative, anche quando è già coperto dallo stipendio e non richiede un pagamento aggiuntivo. Se valuti di gestire i social con una risorsa interna, usa il suo costo aziendale effettivo e aggiungi strumenti, formazione e supporti esterni.

Come confrontare freelance, agenzia e lavoro interno

Per ogni offerta riporta lo stesso periodo e lo stesso elenco di consegne. Un’agenzia può assegnare specialisti diversi; chiedi chi segue il lavoro e chi sostituisce il referente. Per un freelance verifica le attività che richiedono altri fornitori. Nel modello ibrido assegna al cliente solo i compiti per cui ha tempo e competenze disponibili.

L’offerta B richiede 1.600 € il primo mese, contro i 1.800 € dell’offerta A comprensivi di avvio. Dal secondo mese A costa 100 € in meno: dopo tre mesi i compensi arrivano a 4.800 € in entrambi i casi. Applicando la stessa IVA e lo stesso costo dello strumento, il totale da pagare è di 5.946 € per entrambe. A quel punto la scelta dipende anche dalle persone assegnate, dai lavori che hanno realizzato e dalla disponibilità che possono garantire. Se un’attività necessaria è ancora da quotare, chiedine il prezzo prima di confrontare i totali.

Esclusioni, diritti e rinnovo da concordare

Se fornisci immagini o riprese, comunica al fornitore quali usi sono autorizzati e quali limiti hanno. Il permesso di pubblicare sui canali aziendali potrebbe non comprendere una campagna pubblicitaria o la modifica del materiale. Prima di programmare il contenuto, verifica che l’autorizzazione copra l’uso previsto.

Se vuoi aggiungere campagne a pagamento, la guida ai costi di Meta Ads aiuta a distinguere il compenso per gestirle dal denaro investito nelle inserzioni. Concorda entrambi gli importi prima dell’avvio.

A fine mese: verifica il lavoro svolto e decidi che cosa cambiare

Confronta il lavoro consegnato con quello concordato, poi guarda i risultati rispetto all’obiettivo del canale. La copertura indica quante persone hai raggiunto; le visite mostrano quanti accessi arrivano al sito. Le richieste commerciali e le vendite vanno registrate separatamente. Per vedere come usare questi dati, immaginiamo di chiudere il mese con i valori seguenti.

Se il canone è fisso, le quattro ore aggiuntive non aumentano automaticamente la fattura. A 50 €/ora costerebbero 200 € prima di IVA, ma il fornitore può addebitarle solo alle condizioni concordate e con l’autorizzazione prevista. Le due ore in più del referente aziendale valgono invece 2 × 35 € = 70 € di costo interno stimato.

Per distinguere le visite provenienti dai social puoi aggiungere parametri UTM ai link, come spiega la guida di Google Analytics. Nel registro annota separatamente le richieste ricevute sul sito e quelle arrivate nei messaggi diretti, indicando come hai riconosciuto la provenienza. Se la stessa persona usa entrambi i canali, contala una sola volta nel totale. Segna “non disponibile” quando manca il dato: zero significa che il controllo è stato fatto e non sono emerse richieste.

Concorda con chi segue le vendite quali richieste considerare qualificate, cioè pertinenti ai servizi e al pubblico dell’azienda. Per esempio, puoi contare una richiesta di preventivo per un servizio offerto, tenendo separate proposte commerciali ricevute, candidature e spam. Per valutare il ricavo occorre poi sapere quali richieste sono diventate clienti e quanto hanno acquistato.

Scheda pronta per chiedere e confrontare due preventivi

La scheda scaricabile contiene quattro pagine da compilare a mano. Nella prima descrivi il lavoro da richiedere a entrambi i fornitori; nella seconda raccogli ore e costi, usando una copia per ciascuno. La terza serve a confrontare le offerte e la quarta a verificare le condizioni e registrare il lavoro mensile. Dove manca un prezzo, scrivi “da quotare”. Prima di inviare la richiesta, chiarisci quantità, scadenze ed esclusioni.

Puoi accompagnarla con questa richiesta: “Vorrei un preventivo per il periodo e i contenuti descritti nella scheda allegata. Specificate quali materiali devo fornire, quante revisioni sono incluse e in quali giorni e orari gestirete commenti e messaggi. Indicate anche report, diritti d’uso e attività escluse. Per i costi, distinguete canone, avvio, strumenti, extra e imposte, con totale da pagare e scadenze. Segnalatemi eventuali punti da chiarire prima di accettare.”

Scarica la scheda preventivi e costi (PDF, 4 pagine)