Ile kosztuje projekt graficzny? Zakres, prawa i praca stojąca za ceną

Określ projekt i potrzebne pliki

W briefie podaj cel, odbiorców, komunikat, kanały i termin oraz wyjaśnij, które wydarzenie lub działanie go wyznacza. Wypisz każdą kombinację formatu, języka i treści: dwa komunikaty w czterech formatach to osiem plików końcowych. Oddziel autorskie propozycje kreatywne od eksportów tego samego projektu.

Załóżmy, że promujesz lokalne wydarzenie, korzystając z istniejącego logo i identyfikacji wizualnej. Klient dostarcza dwa gotowe komunikaty po polsku, logo wektorowe i wytyczne wizualne. Grafik wybiera dwa zdjęcia; klient kupuje je po zatwierdzeniu kosztu i licencji. Jedna osoba kontaktowa zbiera uwagi i akceptuje pracę.

Upewnij się, że wymiary plików cyfrowych pasują do kanałów, w których pojawią się projekty. Grafik tworzy jeden układ bazowy i dostosowuje go do ośmiu wymienionych wyżej plików. Zakres nie obejmuje nowego logo, tłumaczenia, copywritingu, animacji, publikacji ani obsługi reklam. Jeśli potrzebujesz PDF-a do generowania leadów, treść i sposób dystrybucji ustal na podstawie poradnika o tworzeniu lead magnetu.

Które prośby zwiększają nakład pracy?

Poproś, by opracowanie układu bazowego, adaptacje i kontrola plików były wycenione osobno. Adaptacja może wymagać nowego układu, gdy tekst się nie mieści, kadr ucina główny motyw zdjęcia albo informacje trzeba ułożyć w innej kolejności.

Stała cena, stawka godzinowa czy projekt etapami

Przy stawce godzinowej lub dziennej poproś o szacunek dla każdego zadania i o limit wydatków. Wykonawca powinien poinformować Cię przed jego przekroczeniem i poczekać na akceptację, zanim zacznie dodatkowe prace. Przy stałej cenie płacisz uzgodnioną kwotę za wliczone zadania, a godziny tłumaczą, jak powstał szacunek. Przy stałej współpracy sprawdź, ile zgłoszeń można realizować jednocześnie.

Ten brief możesz też wykorzystać, żeby poprosić o wycenę usług projektowania graficznego w Qreativa.

Przykładowa wycena: od godzin do kwoty do zapłaty

Przy ośmiu plikach na wydarzenie przyjmij stawkę 50 zł za godzinę i stałe honorarium wyliczone z zadań wymienionych niżej. Grafik przygotuje jeden układ bazowy na podstawie istniejącej identyfikacji i dostarczy też uporządkowane pliki źródłowe. Oferta nie obejmuje nowych kierunków kreatywnych.

Szacunek przewiduje godzinę na każdą adaptację. Wliczona runda poprawek obejmuje jedną zbiorczą listę zmian w tekście, odstępach i kadrach zdjęć, w ramach uzgodnionego briefu. Osobno ustal, jak grafik poprawi błędy odbiegające od briefu lub zatwierdzonych plików, żeby takie poprawki nie były traktowane jak nowe prośby klienta.

Klient płaci dostawcom zdjęć i drukarni bezpośrednio. Przykład zakłada, że każda faktura zawiera 23% VAT (podatku od towarów i usług) i żadnych innych opłat. Portal Twoja Europa podaje, że podstawowa stawka VAT w Polsce wynosi 23%. Na prawdziwych fakturach, zależnie od dostawcy i odbiorcy, mogą pojawić się dodatkowe pozycje. Poproś każdego wykonawcę o kwotę do zapłaty wraz ze wszystkimi podatkami i opłatami i nie przenoś stawki VAT z tego przykładu do własnego budżetu.

Na ewentualne zmiany możesz odłożyć 115 zł netto, czyli 10% honorarium za projekt. Jeśli wydasz je przy tej samej stawce VAT, dopłata wyniesie 141,45 zł. Ta rezerwa nie wchodzi do sumy projektu, a każda dodatkowa usługa nadal wymaga Twojej akceptacji. W swoim harmonogramie zostaw też czas na przygotowanie tekstów i akceptacje.

Ustal pliki, prawa do wykorzystania i licencje

Pliki PNG i PDF gotowe do publikacji lub druku nie wystarczą, jeśli później chcesz edytować projekt. Uzgodnij, że dostaniesz pliki źródłowe, czyli dokumenty robocze grafika, razem z informacją o oprogramowaniu i jego wersji oraz powiązanymi materiałami, bez których nie da się ich ponownie otworzyć. Określ też, gdzie i jak długo możesz wykorzystywać projekt oraz zawarte w nim materiały podmiotów trzecich.

W przykładzie z wydarzeniem przyjmij, że umowa pozwala wykorzystywać oryginalny projekt cyfrowo i w druku w Polsce przez 12 miesięcy, łącznie z adaptacjami wskazanymi w umowie. Dwie licencje na zdjęcia muszą obejmować te same zastosowania i planowany nakład. Jeśli ich nie obejmują, wybierz inne obrazy lub zmień budżet przed zakupem. Przy kampanii międzynarodowej, innym okresie albo wyłącznym wykorzystaniu projektu poproś grafika o potwierdzenie warunków i ceny.

Dobrym przykładem jest Adobe Fonts. Klienci mogą używać plików PDF, JPEG lub PNG z prawidłowo osadzonymi lub zrasteryzowanymi czcionkami bez osobnej licencji na czcionki dla tych plików. Żeby uzyskać dostęp do czcionek i edytować projekt, potrzebują własnej licencji. Plików czcionek nie wolno spakować i przekazać razem z projektem. Te warunki wyjaśnia FAQ dotyczące licencjonowania Adobe Fonts. Czcionki z innych źródeł mają własne warunki licencji.

Ustal, od kiedy możesz korzystać z pracy, czy grafik może pokazać ją w portfolio i co dzieje się z odrzuconymi koncepcjami. Jeśli przeniesienie praw lub zapis umowy budzi wątpliwości, przed akceptacją poproś prawnika o ocenę.

Poprawki, akceptacje i zmiany zakresu

Na prace projektowe dla wydarzenia przyjmij dwa tygodnie, zakładając, że materiały są gotowe na starcie, a osoba kontaktowa odpowiada w ciągu jednego dnia roboczego. Klient i grafik muszą potwierdzić te warunki, zanim ustalą termin oddania. Czas realizacji druku uzgodnij osobno z drukarnią, uwzględniając proof.

1. Potwierdź brief

   Przed rozpoczęciem pracy klient i grafik potwierdzają osiem plików, gotowe teksty, zdjęcia do wyboru, wymagania i osobę akceptującą pracę.

2. Zaakceptuj projekt bazowy

   W pierwszym tygodniu grafik przedstawia układ w jednym formacie cyfrowym i w formacie A5. Osoba kontaktowa przesyła jedną zbiorczą listę zmian. Grafik wykonuje wliczoną rundę poprawek na tym etapie, zanim przeniesie układ na pozostałe formaty.

3. Sprawdź adaptacje

   W drugim tygodniu grafik przygotowuje wszystkie osiem plików. Klient sprawdza komunikaty, daty i dane kontaktowe. Grafik poprawia odstępstwa od briefu i zatwierdzonej wersji. Jeśli klient zgłasza nową treść albo zmianę kierunku, grafik szacuje dodatkowy nakład pracy, zanim ruszy dalej.

4. Zaakceptuj przekazanie i druk

   Osoba kontaktowa akceptuje wersję końcową na piśmie, a proof drukarski osobno. Grafik przekazuje uzgodnione pliki końcowe i źródłowe. Zamówienie druku składa się dopiero po akceptacji proofu.

Jeśli dojdzie trzeci komunikat, wniosek o zmianę zakresu może brzmieć tak: „Wniosek o zmianę V01: dodanie trzeciego komunikatu w czterech uzgodnionych formatach. Szacunek: 4 godziny × 50 zł = 200 zł netto, plus 2 dodatkowe dni robocze. Liczba plików końcowych rośnie z 8 do 12. Prace zaczynają się po pisemnej akceptacji kosztu, treści i nowego terminu oddania.” Ten szacunek nie obejmuje dodatkowych zakupów zdjęć ani wydrukowanych egzemplarzy.

Jeśli Twoje uwagi się spóźnią, uzgodnij z grafikiem nowy termin oddania i sprawdź, czy nadal pasuje do wydarzenia. Zanim przyjmiesz ofertę, sprawdź termin jej ważności, terminy płatności faktur i to, ile trzeba by zapłacić, gdyby projekt został wstrzymany lub przerwany. W umowie powinny być zapisy o wykonanej już pracy i zatwierdzonych kosztach podmiotów trzecich.

Porównaj dwie oferty na ten sam zakres

Wyślij obu wykonawcom brief na osiem plików. Przy każdej pozycji zapisz, czy jest wliczona, ile kosztuje jej dodanie albo jakiej informacji brakuje. Załóżmy, że wykonawca A wycenia projekt na 900 zł, a B na 1150 zł, ale oferta A nie obejmuje rundy poprawek ani przygotowania plików do druku.

Gdy do oferty A dodasz dwa brakujące zadania, obie oferty dochodzą do 1570 zł netto. Wtedy możesz porównać podobne wcześniejsze realizacje wykonawców, dostępność w Twoich terminach i warunki dostawy. Jeśli A nie poda ceny preflightu, nadal brakuje Ci kwoty potrzebnej do porównania sum. Gdy różnią się pliki źródłowe lub licencje, poproś o poprawione oferty na tych samych warunkach.

Żeby obniżyć wydatki, zawęź brief do tego, z czego skorzystasz. Jeśli nie będziesz rozdawać ulotek, usuń wydrukowane egzemplarze i dwa pliki do druku, a potem poproś grafika o ponowne przeliczenie adaptacji i kontroli plików. Każde obniżenie stałej ceny trzeba uzgodnić z wykonawcą.

Co sprawdzić przed odbiorem plików i akceptacją druku

Przed odbiorem sprawdź, czy pliki są zgodne z briefem i uzgodnionymi specyfikacjami. Przy każdym problemie zapisz nazwę pliku i wersję, osobę odpowiedzialną za poprawkę oraz przewidywaną datę jej wykonania. W projekcie na wydarzenie trzeba sprawdzić:

Zanim przygotujesz pliki PDF, zapytaj drukarnię o format końcowy, spady, profil kolorów oraz wymagany preset lub standard PDF. Spad wyprowadza grafikę poza linię cięcia, żeby po przycięciu nie zostały niechciane brzegi; przyjmij wartość podaną przez drukarnię. Adobe opisuje spady i znaczniki drukarskie w InDesign. Sprawdź, czy fizyczny proof jest w cenie. Podgląd na ekranie nie pokazuje dokładnie, jak praca będzie wyglądać na papierze.

Jeśli plik ma błędny tekst, złe wymiary albo niewystarczającą licencję, poproś o poprawkę przed odbiorem. Sprawdź nową wersję i zapisz, czy problem został usunięty. Proof zatwierdź osobno, zanim zamówisz nakład. Ustal, jak otrzymasz pliki, jak długo grafik będzie je przechowywać i na jakie wsparcie możesz liczyć. Pełną kopię zachowaj we własnym archiwum.

Uporządkuj porównanie ofert

Jeśli porównujesz więcej wykonawców albo dodajesz kolejne produkty, przenieś kolumny z tabel do arkusza kalkulacyjnego. Wpisuj kwoty i wyłączenia. Gdy brakuje odpowiedzi, napisz „do potwierdzenia”. Suma jest kompletna dopiero wtedy, gdy znasz koszt każdej wymaganej pozycji.