Grafikdesign-Kosten im Angebot: Umfang, Rechte und die Arbeit hinter dem Preis

Projekt und benötigte Dateien festlegen

Nennen Sie im Briefing Ziel, Zielgruppe, Botschaft, Kanäle und Termin und erklären Sie, welche Veranstaltung oder Aktion den Termin bestimmt. Führen Sie jede Kombination aus Format, Sprache und Inhalt auf: Zwei Botschaften in vier Formaten ergeben acht fertige Dateien. Trennen Sie eigene kreative Vorschläge von Exporten desselben Entwurfs.

Angenommen, Sie bewerben eine lokale Veranstaltung mit dem vorhandenen Logo und Corporate Design. Der Auftraggeber liefert zwei fertige Botschaften auf Deutsch, ein Vektorlogo und die Gestaltungsrichtlinien. Der Designer wählt zwei Fotos aus; der Auftraggeber kauft sie, nachdem er Kosten und Lizenz freigegeben hat. Ein Ansprechpartner sammelt das Feedback und gibt die Arbeit frei.

Prüfen Sie die digitalen Abmessungen gegen die Kanäle, in denen die Motive erscheinen. Der Designer erstellt ein Basislayout und passt es für die acht oben genannten Dateien an. Nicht enthalten sind ein neues Logo, Übersetzung, Texterstellung, Animation, Veröffentlichung und Anzeigenverwaltung. Brauchen Sie ein redaktionelles PDF zur Leadgewinnung, legen Sie Inhalt und Verbreitung anhand des Ratgebers zum Erstellen eines Leadmagneten fest.

Welche Wünsche den Aufwand erhöhen

Lassen Sie die Entwicklung des Basislayouts, die Anpassungen und die Dateiprüfung getrennt aufführen. Eine Anpassung kann ein neues Layout erfordern, wenn der Text nicht passt, der Bildausschnitt das Motiv des Fotos abschneidet oder die Informationen in eine andere Reihenfolge gehören.

Pauschalpreis, Stundensatz oder Projekt in Phasen

Lassen Sie sich bei Stunden- oder Tagessätzen eine Schätzung je Aufgabe und eine Kostenobergrenze geben. Der Anbieter sollte Sie informieren, bevor er die Obergrenze überschreitet, und die Zusatzarbeit erst nach Ihrer Freigabe beginnen. Bei einem Pauschalpreis zahlen Sie den vereinbarten Betrag für die enthaltenen Aufgaben; die Stunden erklären, wie die Schätzung zustande kam. Bei laufender Betreuung klären Sie, wie viele Anfragen gleichzeitig bearbeitet werden können.

Mit diesem Briefing können Sie auch ein Angebot für die Grafikdesign-Leistungen von Qreativa anfordern.

Ein durchgerechnetes Angebot: von den Stunden zum Zahlbetrag

Für die acht Dateien der Veranstaltung gelten ein Satz von 50 € pro Stunde und ein Pauschalhonorar, das sich aus den folgenden Aufgaben ergibt. Der Designer erstellt ein Basislayout auf Grundlage des bestehenden Corporate Designs und liefert außerdem geordnete Quelldateien. Neue kreative Richtungen enthält das Angebot nicht.

Die Schätzung rechnet mit einer Stunde je Anpassung. Die enthaltene Korrekturrunde umfasst eine gesammelte Liste von Änderungen an Text, Abständen und Bildausschnitten innerhalb des vereinbarten Briefings. Vereinbaren Sie gesondert, wie der Designer Fehler behebt, die vom Briefing oder von freigegebenen Dateien abweichen, damit diese Korrekturen nicht als neue Kundenwünsche gelten.

Der Auftraggeber bezahlt die Bildanbieter und die Druckerei direkt. Das Beispiel nimmt an, dass jede Rechnung 19 % Umsatzsteuer enthält und keine weiteren Posten. Das EU-Portal „Ihr Europa“ nennt für Deutschland einen Normalsatz von 19 %. Auf echten Rechnungen können je nach Anbieter und Rechnungsempfänger weitere Posten stehen. Lassen Sie sich von jedem Anbieter den zu zahlenden Betrag inklusive aller anfallenden Steuern und Abgaben nennen und übernehmen Sie den Steuersatz dieses Beispiels nicht in Ihr Budget.

Für mögliche Änderungen könnten Sie vor Steuern 115 € zurücklegen, das sind 10 % des Designhonorars. Wird diese Reserve mit demselben Steuersatz verbraucht, kommen 136,85 € hinzu. Die Reserve liegt außerhalb der Projektsumme, und jede Zusatzleistung braucht weiterhin Ihre Freigabe. Planen Sie auch in Ihrem eigenen Zeitplan Zeit für die Textvorbereitung und die Freigaben ein.

Dateien, Nutzungsrechte und Lizenzen vereinbaren

PNG- und PDF-Dateien, die zur Veröffentlichung oder zum Druck bereit sind, reichen nicht, wenn Sie das Projekt später bearbeiten möchten. Vereinbaren Sie die Übergabe der Quelldateien: die Arbeitsdokumente des Designers samt Software, Version und verknüpften Materialien, die zum erneuten Öffnen nötig sind. Legen Sie außerdem fest, wo und wie lange Sie das Design und das darin enthaltene Material Dritter nutzen dürfen.

Nehmen wir für die Veranstaltung an, die Vereinbarung erlaubt, das Originaldesign 12 Monate lang digital und im Druck in Deutschland zu nutzen, einschließlich der in der Vereinbarung genannten Anpassungen. Auch die beiden Bildlizenzen müssen diese Nutzungen und die geplante Auflage abdecken. Tun sie das nicht, wählen Sie andere Bilder oder passen das Budget an, bevor Sie kaufen. Bei einer internationalen Kampagne, einer anderen Laufzeit oder exklusiver Nutzung des Designs lassen Sie sich Bedingungen und Preis vom Designer bestätigen.

Adobe Fonts ist ein hilfreiches Beispiel. Kunden dürfen PDFs, JPEGs oder PNGs mit korrekt eingebetteten oder gerasterten Schriften ohne gesonderte Schriftlizenz für diese Dateien verwenden. Um auf die Schriften zuzugreifen und das Design zu bearbeiten, brauchen sie eine eigene Lizenz. Die Schriftdateien dürfen nicht mit dem Projekt gepackt und weitergegeben werden. Die FAQ zur Lizenzierung von Adobe Fonts erklärt diese Bedingungen. Schriften aus anderen Quellen haben eigene Lizenzbedingungen.

Legen Sie fest, ab wann Sie die Arbeit nutzen dürfen, ob der Designer sie in seinem Portfolio zeigen darf und was mit verworfenen Entwürfen geschieht. Ist eine Rechteübertragung oder eine Vertragsklausel strittig, lassen Sie sie von einem Rechtsanwalt prüfen, bevor Sie zustimmen.

Korrekturen, Freigaben und Änderungen des Umfangs

Rechnen Sie für die Designarbeit der Veranstaltung mit zwei Wochen, wobei das Material zu Beginn vorliegt und der Ansprechpartner innerhalb eines Werktags antwortet. Auftraggeber und Designer müssen diese Bedingungen bestätigen, bevor sie den Liefertermin festlegen. Die Vorlaufzeiten für den Druck vereinbaren Sie gesondert mit der Druckerei und berücksichtigen dabei den Proof.

1. Briefing bestätigen

   Vor Arbeitsbeginn bestätigen Auftraggeber und Designer die acht Dateien, die fertigen Texte, die auszuwählenden Fotos, die Vorgaben und wer die Arbeit freigibt.

2. Basisdesign freigeben

   In Woche eins zeigt der Designer das Layout in einem digitalen Format und im Format A5. Der Ansprechpartner schickt eine gesammelte Änderungsliste. Der Designer führt die enthaltene Korrekturrunde in dieser Phase aus, bevor er das Layout auf die übrigen Formate überträgt.

3. Anpassungen prüfen

   In Woche zwei erstellt der Designer alle acht Dateien. Der Auftraggeber prüft Botschaften, Termine und Kontaktdaten. Der Designer korrigiert Abweichungen vom Briefing und von der freigegebenen Version. Fordert der Auftraggeber neue Inhalte oder eine andere Richtung, schätzt der Designer den Mehraufwand, bevor er weiterarbeitet.

4. Lieferung und Druck freigeben

   Der Ansprechpartner gibt die Endfassung schriftlich frei und den Druckproof gesondert. Der Designer liefert die vereinbarten finalen Dateien und Quelldateien. Der Druckauftrag wird erst nach Freigabe des Proofs erteilt.

Brauchen Sie eine dritte Botschaft, könnte eine Änderung des Umfangs so lauten: „Änderungsantrag V01: dritte Botschaft in den vier vereinbarten Formaten ergänzen. Schätzung: 4 Stunden × 50 € = 200 € vor Steuern, dazu 2 zusätzliche Werktage. Die Zahl der finalen Dateien steigt von 8 auf 12. Die Arbeit beginnt nach schriftlicher Freigabe von Kosten, Inhalt und neuem Liefertermin.“ Zusätzliche Bildkäufe und gedruckte Exemplare sind in dieser Schätzung nicht enthalten.

Kommt Ihr Feedback verspätet, vereinbaren Sie mit dem Designer einen neuen Liefertermin und prüfen, ob er für die Veranstaltung noch passt. Bevor Sie das Angebot annehmen, prüfen Sie seine Gültigkeitsdauer, die Zahlungsziele der Rechnungen und was Sie zahlen müssten, wenn das Projekt pausiert oder abgebrochen würde. Die Vereinbarung sollte bereits geleistete Arbeit und genehmigte Drittkosten regeln.

Zwei Angebote für denselben Umfang vergleichen

Schicken Sie beiden Anbietern das Briefing für die acht Dateien. Halten Sie für jeden Posten fest, ob er enthalten ist, was seine Ergänzung kostet oder welche Information fehlt. Angenommen, A bietet 900 € und B 1.150 €, doch A schließt eine Korrekturrunde und die Druckdatenaufbereitung aus.

Sobald bei A die beiden fehlenden Leistungen ergänzt sind, kommen beide Angebote auf 1.570 € vor Steuern. Dann können Sie die einschlägigen Referenzarbeiten der Anbieter, die Verfügbarkeit für Ihre Termine und die Lieferbedingungen vergleichen. Nennt A keinen Preis für den Preflight, fehlt Ihnen weiterhin eine Zahl für den Vergleich der Summen. Unterscheiden sich Quelldateien oder Lizenzen, holen Sie überarbeitete Angebote mit denselben Bedingungen ein.

Um die Ausgaben zu senken, kürzen Sie das Briefing auf das, was Sie tatsächlich nutzen. Wenn Sie keine Flyer verteilen, streichen Sie die gedruckten Exemplare und die beiden Druckdateien und bitten Sie den Designer, die Anpassungen und die Dateiprüfung neu zu kalkulieren. Jede Senkung eines Pauschalpreises muss mit dem Anbieter vereinbart werden.

Prüfungen vor Abnahme der Dateien und Druckfreigabe

Prüfen Sie die Dateien vor der Abnahme gegen das Briefing und die vereinbarten Spezifikationen. Halten Sie zu jedem Mangel Dateiname und Version, den Verantwortlichen für die Korrektur und das erwartete Korrekturdatum fest. Für das Veranstaltungsprojekt sind diese Prüfungen nötig:

Fragen Sie die Druckerei vor der Erstellung der PDFs nach Endformat, Beschnitt, Farbprofil und dem verlangten PDF-Preset oder -Standard. Der Beschnitt führt die Gestaltung über die Schnittkante hinaus, damit keine ungewollten Ränder entstehen; verwenden Sie das Maß, das die Druckerei vorgibt. Adobe erklärt Beschnitt und Druckermarken in InDesign. Klären Sie, ob ein physischer Proof im Preis enthalten ist. Eine Bildschirmvorschau zeigt nicht genau, wie das Ergebnis auf Papier aussieht.

Enthält eine Datei falschen Text, falsche Abmessungen oder eine unzureichende Lizenz, verlangen Sie eine Korrektur, bevor Sie sie abnehmen. Prüfen Sie die neue Version und halten Sie fest, ob das Problem behoben ist. Geben Sie den Proof gesondert frei, bevor Sie die Druckauflage bestellen. Vereinbaren Sie, wie Sie die Dateien erhalten, wie lange der Designer sie aufbewahrt und welchen Support es gibt. Legen Sie eine vollständige Kopie in Ihrem eigenen Archiv ab.

Ihren Angebotsvergleich organisieren

Übernehmen Sie die Tabellenspalten in eine Tabellenkalkulation, wenn Sie mehr Anbieter vergleichen oder Lieferumfänge ergänzen möchten. Tragen Sie Beträge und Ausschlüsse ein. Fehlt eine Antwort, schreiben Sie „zu klären“. Ihre Summe ist erst vollständig, wenn Sie die Kosten jedes benötigten Postens kennen.