Anatomia di un preventivo di graphic design: cosa determina davvero il prezzo

Definisci il progetto e i file da ricevere

Nel brief indica obiettivo, pubblico, messaggio, canali e scadenza, spiegando a quale evento o attività è legata. Elenca poi ogni combinazione di formato, lingua e contenuto: due messaggi in quattro formati richiedono otto file finali. Distingui le proposte creative dalle esportazioni della stessa grafica.

Immaginiamo di promuovere un evento locale usando il logo e l’identità esistenti. Il cliente fornisce due testi definitivi in italiano, logo vettoriale e manuale; il designer seleziona due fotografie, che il cliente acquisterà dopo averne approvato costo e licenza. Un referente raccoglie i commenti e approva il lavoro.

Questi formati digitali vanno confermati in base ai canali di pubblicazione. Il designer prepara una composizione di base da adattare agli otto file elencati. L’incarico esclude nuovo logo, traduzioni, scrittura dei testi, animazione, pubblicazione e gestione delle inserzioni. Se invece devi realizzare un PDF editoriale per acquisire contatti, definisci anche contenuto e distribuzione con la guida alla creazione di un lead magnet.

Quali richieste fanno aumentare il lavoro

Chiedi di distinguere nel preventivo lo sviluppo della composizione di base, gli adattamenti e il controllo dei file. Un adattamento può richiedere una nuova impaginazione quando il testo non entra, il soggetto della foto viene tagliato o cambia l’ordine delle informazioni.

Prezzo fisso, tariffa a tempo o incarico per fasi

Con una tariffa a tempo, chiedi una stima per attività e un tetto di spesa. Il fornitore dovrà avvisarti prima di superarlo e attendere la tua approvazione per il lavoro aggiuntivo. Con un prezzo fisso, invece, paghi la somma concordata per le attività incluse: le ore indicate spiegano la stima. Per un incarico continuativo, verifica quante richieste possono essere lavorate contemporaneamente.

Se vuoi richiedere un preventivo a Qreativa per i servizi di graphic design, puoi usare questo brief per descrivere il progetto.

Un esempio di preventivo, dalle ore al totale da pagare

Per gli otto file dell’evento, supponiamo una tariffa di 50 €/ora e un prezzo fisso calcolato sulle attività qui sotto. Il designer svilupperà una sola composizione di base a partire dall’identità esistente e consegnerà anche i sorgenti organizzati. La proposta non comprende nuove direzioni creative.

La stima prevede un’ora per ciascun adattamento. Il ciclo di revisione incluso copre un unico elenco di modifiche a testi, spaziature e tagli delle immagini, coerenti con il brief. Concorda separatamente come verranno corretti eventuali errori del fornitore rispetto al brief o ai file approvati, per non confonderli con nuove richieste del cliente.

Il cliente paga direttamente i fornitori delle foto e della stampa. Per il calcolo ipotizziamo fatture con IVA al 22% e nessun altro onere. Your Europe riporta il 22% come aliquota ordinaria italiana. Per il tuo progetto, chiedi a ciascun fornitore il totale dovuto, con IVA, eventuali contributi, ritenute e bollo applicabili: il trattamento fiscale dipende anche dalla situazione di chi fattura e di chi acquista.

Se vuoi tenere una somma disponibile per eventuali modifiche, puoi accantonare, per esempio, 115 € prima delle imposte: il 10% del compenso grafico. Se li spendessi con la stessa IVA, pagheresti altri 140,30 €. La riserva resta fuori dal totale dell’incarico e ogni extra richiede comunque la tua approvazione. Prevedi anche il tempo che dedicherai a testi e approvazioni.

Concorda file, diritti d’uso e licenze

I PNG e i PDF pronti per la pubblicazione o la stampa non bastano per modificare il progetto in seguito. Per questo occorre concordare anche la consegna dei sorgenti: i documenti di lavoro del designer, con software, versione e collegamenti necessari per riaprirli. Chiarisci inoltre dove e per quanto tempo potrai usare il progetto e i materiali di terzi che contiene.

Per l’evento, supponiamo di concordare l’uso del visual originale in digitale e su carta, in Italia per 12 mesi, con la possibilità di realizzare gli adattamenti previsti dall’accordo. Anche le licenze delle due foto devono consentire questi utilizzi e la tiratura richiesta. Se non li coprono, occorre scegliere altre immagini o aggiornare il budget prima dell’acquisto. Una campagna internazionale o una diversa durata o esclusività richiedono una conferma specifica dell’offerta.

Un esempio concreto riguarda Adobe Fonts: il cliente può utilizzare PDF, JPEG o PNG con font correttamente incorporati o rasterizzati senza una licenza aggiuntiva per quei file; per accedere ai font e modificare il progetto serve una propria licenza. I file font non possono essere trasferiti nel pacchetto di consegna. Le FAQ ufficiali di Adobe Fonts spiegano queste condizioni; per font di altra provenienza valgono le rispettive licenze.

Specifica nell’accordo da quando potrai usare il lavoro, se il designer potrà mostrarlo nel portfolio e cosa accadrà alle proposte scartate. Se una cessione dei diritti o una clausola è controversa, falla valutare da un legale prima di accettare.

Revisioni, approvazioni e variazioni di incarico

Per l’evento, ipotizziamo due settimane di lavoro grafico, con materiali già pronti e risposte del referente entro un giorno lavorativo. Cliente e designer devono confermare queste condizioni prima di fissare la consegna. I tempi della stampa vanno concordati separatamente con la tipografia, tenendo conto della prova.

1. Conferma il brief

   Prima dell’avvio, cliente e designer confermano gli otto file da consegnare, i testi, le foto da selezionare, le specifiche e chi approverà il lavoro.

2. Approva il visual di base

   Nella prima settimana il designer presenta la composizione su un formato digitale e uno A5. Il referente invia un unico elenco di modifiche. Il designer svolge qui il ciclo di revisione incluso, prima di adattare la composizione agli altri formati.

3. Controlla gli adattamenti

   Nella seconda settimana il designer prepara gli otto file. Il cliente verifica messaggi, date e recapiti; il designer corregge gli errori rispetto al brief e alla versione approvata. Se il cliente chiede nuovi contenuti o cambia idea, il designer stima il lavoro aggiuntivo prima di eseguirlo.

4. Autorizza consegna e stampa

   Il referente approva per iscritto la versione finale e, separatamente, la prova di stampa. Il designer consegna i file e i sorgenti pattuiti; l’ordine alla tipografia segue soltanto l’approvazione della prova.

Se serve un terzo messaggio, puoi chiedere una variazione formulata così: «Richiesta V01: aggiungere un terzo messaggio nei quattro formati concordati. Stima: 4 ore × 50 € = 200 € prima delle imposte e 2 giorni lavorativi in più. I file finali passano da 8 a 12. Il lavoro inizierà dopo l’approvazione scritta di costo, contenuto e nuova data di consegna». Questa stima esclude ulteriori acquisti di immagini e copie stampate.

Se invii i commenti in ritardo, concorda con il designer una nuova data di consegna e verifica che sia ancora compatibile con l’evento. Prima di accettare il preventivo, controlla fino a quando è valido, quando dovrai pagare le fatture e cosa pagheresti in caso di sospensione o annullamento: lavoro già svolto e costi esterni autorizzati vanno chiariti nell’accordo.

Confronta due offerte sullo stesso incarico

Invia a entrambi i fornitori il brief degli otto file. Per ogni voce annota se è inclusa, quanto costa aggiungerla oppure quale informazione manca. Immaginiamo che A proponga 900 € e B 1.150 €, ma che A escluda un ciclo di revisione e la preparazione dei file per la stampa.

Aggiungendo ad A le due attività mancanti, entrambe le offerte arrivano a 1.570 € prima delle imposte. Puoi quindi scegliere valutando i lavori simili già realizzati dai fornitori, la disponibilità nelle date richieste e le condizioni di consegna. Se A non indica il costo del preflight, manca ancora un dato per confrontare i totali. Se differiscono sorgenti o licenze, chiedi di aggiornare le offerte con le stesse condizioni.

Per ridurre la spesa, modifica il brief in base a ciò che ti serve. Se non distribuirai volantini, elimina l’acquisto delle copie e i due file per la stampa, poi chiedi al designer di ricalcolare adattamenti e controlli. In un’offerta a prezzo fisso, la riduzione va concordata con il fornitore.

Controlli prima di accettare i file e stampare

Prima di accettare la consegna, controlla i file rispetto al brief e alle specifiche concordate. Nella scheda scaricabile puoi annotare i problemi, il nome e la versione del file, chi dovrà correggerlo e la data prevista. Per l’evento, le verifiche riguardano questi materiali:

Per i PDF chiedi prima alla tipografia formato finito, abbondanza, profilo colore e preset o standard PDF richiesto. L’abbondanza prolunga gli elementi oltre il taglio per evitare bordi indesiderati; non va aggiunto un valore universale senza specifiche. Adobe descrive abbondanza e segni di stampa in InDesign. Chiarisci se il prezzo include una prova fisica: una verifica a schermo non equivale alla resa su carta.

Se un file ha un testo errato, un formato diverso dal richiesto o una licenza insufficiente, chiedi la correzione prima di accettarlo. Controlla poi la nuova versione e annota se il problema è risolto. Approva separatamente la prova prima di ordinare la tiratura. Concorda anche dove riceverai i file, per quanto tempo il designer li conserverà e quale assistenza sarà disponibile; conserva una copia completa nel tuo archivio.

Scarica la scheda per brief, offerte e consegna

La scheda stampabile raccoglie il brief, il confronto fra due offerte, i pagamenti e i controlli alla consegna. Compila la prima pagina prima di chiedere i preventivi, riporta importi ed esclusioni nelle due successive e usa l’ultima quando ricevi i file. Dove manca una risposta, scrivi “da chiarire”: il totale è completo solo quando conosci il costo di ogni voce necessaria.

Il PDF è predisposto per scrivere a mano. Puoi copiarne le colonne in un foglio di lavoro se devi confrontare più fornitori o aggiungere output.

Scarica la scheda preventivo graphic design (PDF, 4 pagine)